Funciones o tareas que debe realizar el contralor

UNIVERSIDAD DE PANAMÁ 

Tema : Funciones o tareas que realiza el contralor 

Introducción 

El control que ejerce el contralor o  auditor se basa en el sentido indirecto  de la palabra "control" de toma de decisiones y controlar las acciones que permiten brindar información veraz y confiable a la administración y a la medida en que exista un control interno eficiente, se dará una mejor calificación de transparencia a la gestión empresarial  

MISIÓN

"Dirigir, supervisar y ejecutar el control a las entidades públicas para contribuir al uso eficaz, eficiente y transparente de los recursos públicos".

VISIÓN

"Ser reconocida como una institución de excelencia, que crea valor y contribuye a mejorar la calidad de vida de los ciudadanos".

VALORES CORPORATIVOS:

• Excelencia
• Transparencia
• Innovación
• Autonomía
• Orientación a resultados

VALORES INDIVIDUALES:

• Integridad
• Independencia y objetividad
• Competencia y comportamiento profesional
• Responsabilidad

Mapa mental del contralor 

Concepto de Contraloría

 

La contraloría es un oficio honorífico de la casa real, según la etiqueta de Borgona, equivalente a la castilla llamada “veedor” (que mira o registra con curiosidad las acciones de los demás).

Contraloría es la actividad encargada de la planeación para el control, información financiera, valuación y deliberación, administración de impuestos, informes al gobierno, coordinación de la auditoría externa, protección de los activos de la empresa y la evaluación económica.

Concepto de Contralor

Un contralor es un auditor. Esta persona, designada por una consultora o por una autoridad, trabaja inspeccionando y evaluando los resultados de la gestión financiera de una entidad. El contralor es el máximo funcionario contable dentro de la organización. El departamento de contraloría da a los administradores servicios especializados, inclusive asesoría y ayuda en el análisis de presupuestos, análisis de variaciones, fijación de precios, y toma de decisiones especiales. Es frecuente que el contralor también prepare los estados financieros para los usuarios externos. El control que ejercen los contralores se basa en el sentido indirecto de la palabra “Control de tomar decisiones y controlar las acciones que permitan obtener utilidades.

El papel del Contralor

La contraloría brinda información veraz y confiable a la administración, y en la medida en que exista un control interno eficiente, se dará una mejor calificación de transparencia a la gestión empresarial. Dentro de las organizaciones y empresas se diseñan metas y objetivos que deben lograrse principalmente mediante recursos materiales y humanos, entre otros. La administración de estos recursos exige que se cumpla con dichos objetivos y metas, y que se garantice la custodia de estos recursos empresariales. Podemos decir que contralor es un funcionario con la habilidad y capacidad profesional suficiente para desempeñar como un consultor interno en la organización, especialmente en las áreas de finanzas, contabilidad, presupuestos y auditoría, además de poseer el criterio suficiente de velar por el fiel cumplimiento de objetivos, políticas, normas y procedimientos vigentes dentro de una organización.

Importancia de la Contraloría

La contraloría es considerada como una herramienta de vital importancia en la toma de decisiones de la administración, por lo que es necesario que se conozca su verdadero funcionamiento y papel en la optimización de los recursos y la obtención de beneficios satisfactorios. Las precisiones económicas y las tendencias de economía mundial de nuestra época obligan a las empresas a ejercer un mayor control y cuidado en el manejo de sus operaciones pues tienen que enfrentar el reto de los programas de ajuste económico para lo cual deben desarrollar acciones que les permitan una posición dentro del mercado nacional y la inserción al mercado internacional.

Objetivos de la contraloría

Los objetivos básicos de la contraloría están íntimamente ligados a la obtención de los objetivos de la empresa; es decir, que los objetivos de la contraloría se pueden examinar a través de su cooperación para el logro de los objetivos de la empresa. Los objetivos de la contraloría pueden enumerarse en el proceso de planear y mantener disponible toda la información posible acerca del negocio y que esta sirva de un verdadero apoyo para la toma de decisiones de la administración, bajo un enfoque financiero los objetivos pueden dividirse en tres partes, como son:

a) Mantener su integridad patrimonial, y su solidez financiera, lo cual reclama un control que garantiza la protección de sus propiedades.

b) Obtener un rendimiento que se compense adecuadamente su inversión la máxima eficiencia posible.

c) Tender al crecimiento sano y continuo de la empresa que base en una planeación adecuada a largo plazo y en decisiones inteligentes sobre proyectos y alternativas de inversión.

Los tipos de contralor que existen

Existen diferentes tipos de Contralor: de Línea o Administrativo, el Controlador Asesor o Staff y Contralor Auxiliar o un Asistente al Contralor. De aquí parten las dos teorías que se tienen sobre las funciones del contralor.

• Contralor de Línea o Administrativo: Sostienen que este es un ejecutivo de línea al que solo se le confieren tareas que caen dentro del campo de las operaciones básicas de la empresa y como se reconoce que su labor es de tipo administrativo, también se le autoriza para participar en otras funciones como las ventas y producción, pero únicamente en lo que se refiere a la operación desde el ángulo administrativo. Considera a este tipo de contralor como el administrativo y lo responsabiliza de las decisiones que se tomen en el campo contable, además de que decide diariamente sobre las operaciones que deben efectuarse.
• Contralor-Asesor o Staff: Esta teoría reconoce al contralor como un ejecutivo de staff es decir que realiza labores de asesoría técnica o consultoría desentendiendose de la operación diaria de la empresa. El contralor Asesor trabaja con planes a largo plazo, recomendando políticas generales y específicas, debido a que posee autoridad funcional sobre el resto de la organización, le ayuda a recolectar e interpretar datos que le servirán para asistir a otros ejecutivos en la determinación de políticas sanas y de su adecuada ejecución. Las diferencias que existen entre los contralores antes mencionados pueden encontrarse en el estudio de sus relaciones con los demás miembros de la organización y no en las funciones que realizan, pues estas casi no varían de un contralor a otro, aunque en algunas de ellas intervienen profundizando más como sucede en las funciones de planeación y control. Puede afirmarse que el Contralor Asesor, por trabajar con la vista hacia el futuro y por no tener que decidir sobre las operaciones diarias, dedica un mayor tiempo al estudio de planes y a la asistencia de ejecutivos en el desarrollo y ejecución de las políticas aprobadas por la dirección; en cambio, el Contralor Administrativo apenas tendrá tiempo para formular el presupuesto por tener que atender y decidir sobre una gran diversidad de operaciones en marcha dentro del negocio.

• Contralor auxiliar: El contralor auxiliar tiene a su cargo ayudar al contralor en áreas que requieren cierta especialización. Las habilidades del contralor auxiliar deben complementar las del contralor, por ejemplo, ser el soporte de los aspectos contables, fiscales, costos, estadísticas, presupuestos, o en cualquier otra área que requiera experiencia especial. Muchas empresas tienen más de un ayudante o asistente de contralor. Una empresa con dos asistentes puede encargar a uno las cuentas generales y los procedimientos presupuestarios y al otro la contabilidad de costos. La diferencia entre el contralor administrativo y el contralor asesor se acentúa más si se estudian las relaciones de autoridad que mantiene con los demás miembros de la empresa. El contralor administrativo es un ejecutivo de línea y, como tal tiene poder de mando, de manera que las decisiones que toma son de cumplimiento obligatorio para sus subordinados, por lo que la responsabilidad de dichas decisiones recae directamente sobre él. El contralor asesor es un ejecutivo cuyas funciones esenciales son de consulta y asesoramiento y cuya autoridad es válida únicamente con el visto bueno de su superior de línea, quien tiene la responsabilidad de las decisiones y emite las instrucciones a la escala jerárquica que depende de él.

Funciones generales de los contralores

El control que ejercen los contralores se basa en el sentido indirecto de la palabra “control” de tomar decisiones y controlar las acciones que permitan a la compañía obtener utilidades. El ejemplo más puro del principio de contraloría en la práctica normal es el control presupuestal, que incluye todos los tipos de evaluaciones y medidas. Hablando en forma estricta, sólo “controlan” los gerentes de línea; el contralor es una persona que brinda servicios, de hecho, el término contralor ha evolucionado de una palabra del francés “comte”: cuenta. Por lo tanto, el título de “contralor” se relaciona históricamente con la contabilidad, no con el control”. En algunas empresas la profesión del contralor no es un cargo electivo; el contralor es contratado como cualquier otro jefe de departamento.

 En otras la Junta Directiva elige al contralor y dentro de las tareas que por lo general se asignan al contralor están:

• Desempeña el cargo de funcionario contable principal a cargo de los libros de contabilidad de la empresa, de los registros contables.
• Auditar todas las planillas, comprobantes y verificar que estén en forma apropiada.
• Preparar el balance general de la empresa, el estado de resultado y los demás estados e informes financieros y presentar el presidente de la compañía un informe completo que cubra todos los resultados de las operaciones de la compañía durante el trimestre anterior y el año fiscal hasta la fecha anterior.
• Supervisar la preparación, compilación y presentación de todos los informes, estados, estadísticas y demás información que requiera la ley o que desee el presidente de la compañía.
• Mantener el control general sobre las prácticas contables.
• Aprobar el pago de todos los comprobantes, giros y demás cuentas por pagar cuando así lo requiera el presidente o cualquier otra persona designada.
• Elaborar un presupuesto que muestre las necesidades futuras de la compañía.

Principales funciones del contralor:

• Establecer, actualizar y asegurar el estricto cumplimiento de las políticas contables, financieras y de control.
• Coordinar y controlar todo lo que referente al presupuesto anual de operación.
• Proponer, alinear y dirigir el desarrollo de la estrategia financiera.
• Analizar los resultados financieros y apoyar en la definición y monitoreo de indicadores de gestión.
• Mediante mecanismo de control, asegurar que los costos y gastos sean estrictamente los necesarios para la generación de utilidades.
• Supervisar la ejecución oportuna de las tareas por cada colaborador en su departamento, gestionar el desempeño y el desarrollo del equipo de personas a cargo.
• Velar porque la información financiera requerida por la presidencia sea confiable y oportuna.
• Controlar la gestión de la tesorería a través del recaudo de cartera, programación de pagos y relacionamiento de bancos.
• Apoyar el manejo de aspectos jurídicos-financieros relacionados con la evaluación de proyectos.

Entre las principales responsabilidades de la contraloría se pueden destacar las siguientes:

• Brindar información financiera: Se trata de proporcionar información contable y financiera que muestre los resultados de la empresa y su posición mercantil. Su misión servir de base para la toma de decisiones. La información debe ser significativa, oportuna, relevante, completa, comparable y verificable; asimismo, debe incluir datos financieros y operativos.

• Establecer sistemas y políticas contables: Su objetivo debe ser generar información financiera que facilite la toma de decisiones; asimismo, debe permitir que todos los niveles de gerencia puedan ejercer el control de las operaciones y que les proporciona bases suficientes para la planeación de las mismas.

• Mantener el control de costos: Es importante porque determina el precio de venta, para que la variable que deba controlarse sea el costo. Por ello, se le debe prestar atención adecuada para que el control de costos sea óptimo, y para ello se requiere la disponibilidad de una información adecuada y oportuna en las distintas áreas y niveles de la empresa, para que la los responsables puedan identificar el progreso o retroceso obtenido en las operaciones realizadas.

• Controlar el capital de trabajo: La gestión de inventarios, las cuentas por cobrar y los proveedores constituyen la principal inversión de capital de trabajo, así como un elemento importante en el flujo de efectivo de cualquier empresa. El objetivo principal es encontrar el equilibrio adecuado que represente el menor costo financiero por manejo de capital de trabajo y la mayor disponibilidad de producto, ya sea para la producción o para la venta.

• Controlar los proyectos de inversión: para lograr el crecimiento de la empresa, es necesario desarrollar nuevos proyectos de inversión, lo cual requiere un sistema que permita ejercer un buen control y vigilancia efectiva sobre los mismos. Estos controles son básicos para el éxito del proyecto, sobre todo en un ámbito económico de constantes cambios que afectan a los mercados y los elementos para financiar los proyectos.

• Implantar un sistema de control interno: Una de las más importantes funciones del contralor consiste en ejercer una labor de salvaguarda de vigilancia sobre los bienes de la empresa mediante la implantación de un control interno efectivo. En la actualidad la función de control, la vigilancia sobre los bienes de la empresa mediante implantación de un control interno efectivo. En la actualidad la función del control, la vigilancia y el cumplimiento de reglas deben ser compartidos y ejercidos por todos los ejecutivos que manejan la operación de la empresa, mediante la aplicación y administración de normas, procedimientos, instrucciones y directrices que aseguren el buen manejo de los recursos.

• Administrar los asuntos fiscales: uno de los campos de actuación del ejecutivo financiero que tiene un alto estratégico en los resultados de la empresa es la gestión de obligaciones fiscales y las oportunidades que existen dentro del marco legal, con el fin de optimizar la carga fiscal.

• Proporcionar información financiera a terceros; Debido a los escándalos contables, los mercados de valores exigen administraciones transparentes, sólidas y confiables por parte de los responsables de las finanzas en una empresa; así mismo requieren información financiera de calidad, libre de desviaciones debido a errores, malversaciones o fraudes.

Las funciones de Contraloría según: El instituto de Contralores de América

• Medir la realización comparándola con los planes de Operación estándar aprobados, información e interpretar los resultados de las operaciones a todos los niveles de la gerencia. 
• Medir e informar sobre la validez de los objetivos del negocio y de la efectividad de sus normas, la estructura de la organización, y los procedimientos para alcanzar esos objetivos.
• Informar a las agencias gubernamentales, según se requiera y supervisar a todas las cuestiones relativas con los impuestos. Interpretar e informar sobre el afecto que viene de las influencias externas en consecución de los objetivos del negocio.
• Proveer protección de los activos de los negocios. 

Características  Personales del contralor:

El contralor deberá cimentar su reputación, en la honradez, laboriosidad y capacidad profesional, observando las reglas de ética mas elevada en todos sus actos, así como el debido decoro en su vida privada. Para ampliar lo expuesto en el código de ética profesional, consideremos las siguientes.

características:

• La integridad como una norma irreducible con todo el rigor y la precisión que su aplicación necesita.
• La actuación en forma contundente y total con la determinación y firmeza que esperan del contralor quienes son acreedores del resultado de su trabajo.
• Ser capaz de una visión de conjunto para distinguir lo importante de lo que no lo es, para ver las operaciones de cada departamento no en forma aislada, sino en relación con el negocio como una unidad.
• Prudente reflexión ante la concurrencia y cimentación de hechos y cifras antes de resolver cada problema.
• Mente objetiva que pueda abarcar, estimar y evaluar los factores concurrentes en una operación de la empresa.
• Personalidad que inspire confianza a la gente: sentir y hacer sentir que agrada encontrarse y trabajar con ella.
• Poseer la habilidad necesaria para expresar por escrito sus ideas en un lenguaje adecuado, con la propiedad que su puesto le impone.

Características académicas

a) Aptitudes

• Conocimiento y comprensión del campo, industria o comercio dentro del que actúa la empresa la cual presta su servicio.
• Conocimientos básicos de administración, mercadotecnia, producción, finanzas, recurso humano, contabilidad y sistemas de procesamiento o información.
• Habilidad para expresar con claridad sus ideas, tanto en forma verbal como escrita.
• Amplios conocimientos acerca de la historia, funciones y actividades de la empresa para la cual presta sus servicios (objetivos, políticas, organización, productos, mercadeo, programas de distribución, finanzas, estructura de control interno, entre otros.
• El contralor requiere una buena dosis de iniciativa, personalidad, paciencia y una mente ordenada y objetiva.

b) Actitudes

Dentro de estas cualidades podemos señalar la actitud que aquel debe observar en el desempeño de sus labores, como corresponde a un verdadero profesional de la administración que no solo se preocupa por proteger los intereses de los inversionistas, sino de los empleados, trabajadores, consumidores, acreedores y público en general, tanto en órdenes social y económico, como cultural.

• Práctica adecuada de las técnicas de las relaciones humanas, no olvidando que el personal es el factor fundamental a través del cual se desarrollan las operaciones de la empresa.
• Precisar en forma clara los objetivos, tanto de la empresa como de los grupos que se encuentran bajo su supervisión.
• Utilizar eficazmente los recursos materiales y humanos con que cuenta su organización.
• Interés manifiesto por la investigación de mejores procedimientos y promoción de métodos que eviten deficiencias y desperdicios.
• Señalar honesta y valientemente, en forma imparcial, las deficiencias y puntos débiles que observa la organización, y aceptar sinceramente los puntos de vista de otros para evitarlos y corregirlos.
• Practicar un riguroso control sobre su propio trabajo evitando aquellas actividades que le distraigan y entorpezcan sus funciones.

ORGANIGRAMA DEL CONTRALOR 

Cuestionario 

1- Qué es contraloría? 

La contraloría es el máximo órgano de control fiscal del Estado. Como tal, tiene la misión de procurar el buen uso de los recursos y bienes públicos y contribuir a la modernización del Estado, mediante acciones de mejoramiento continuo en las distintas entidades públicas como privadas. 

2 Mencione los objetivos básicos de la contraloría 

• Mantener su integridad patrimonial, y su solidez financiera, lo cual reclama un control que garantiza la protección de sus propiedades.
• Obtener un rendimiento que se compense adecuadamente su inversión la máxima eficiencia posible.
• Tender al crecimiento sano y continuo de la empresa que base en una planeación adecuada a largo plazo y en decisiones inteligentes sobre proyectos y alternativas de inversión.

3- Qué característica debe tener un contador? 

Las características que requieren un contralor para poder desempeñar eficazmente sus funciones podemos clasificarlas en personales y académicas. 

4 Cuáles con las funciones de Contraloría según El instituto de Contralores de América?

• Medir la realización comparándola con los planes de Operación estándar aprobados, información e interpretar los resultados de las operaciones a todos los niveles de la gerencia. 
• Medir e informar sobre la validez de los objetivos del negocio y de la efectividad de sus normas, la estructura de la organización, y los procedimientos para alcanzar esos objetivos.
• Informar a las agencias gubernamentales, según se requiera y supervisar a todas las cuestiones relativas con los impuestos. Interpretar e informar sobre el afecto que viene de las influencias externas en consecución de los objetivos del negocio.
• Proveer protección de los activos de los negocios. 

5 cuáles son las principales responsabilidades de la contraloría? 

• Brindar información financiera
• Establecer sistemas y políticas contables
• Mantener el control de costos
• Controlar el capital de trabajo
• Controlar los proyectos de inversión
• Implantar un sistema de control interno
• Administrar los asuntos fiscales
• Proporcionar información financiera a terceros

Glosario 

1- Contralor: El contralor se encarga de presentar un informe sobre los balances, pudiendo realizar sugerencias para optimizar la administración. Su responsabilidad consiste en dirigir la supervisión de la gestión y del uso de los bienes y los recursos estatales.

2-Contralor Auxiliar: Ayuda a controlar en áreas que requieren cierta especialización. 

3- Contralor Asesor o Staff: Realiza labores de asesoría técnicas, No tiene poder de decisión dentro de la empresa.

4- Sistema de control interno: Sistemas de control interno es dentro de la empresa un seguimiento y control de las actividades que se realizan en el seno de la misma. Corrigen errores y se asegura del cumplimiento de los objetivos.

5- Contralor lineal o administrativo: El Contralor Lineal es aquel que está unido a la administración por línea de mando o de jerarquía; está inserto dentro del organigrama con varios departamentos a su cargo, a los cuales les da órdenes y de los cuales recibe informaciones. Conceptos generales de contraloría.

Resumen 

El análisis de datos de auditoría brinda a los auditores la oportunidad de revisar y analizar una gran cantidad de datos para identificar la información utilizada para respaldar los procedimientos de auditoría. El potencial para obtener nuevos conocimientos de este proceso es inmenso, y los auditores y sus clientes pueden tener beneficios tales como:

• Una mejor comprensión de las operaciones de una entidad y los riesgos asociados, incluido el riesgo de fraude.

• Mayor potencial para detectar errores materiales.

• Mejora de las comunicaciones con los encargados del gobierno de los clientes de auditoría.Si los 

Si los  objetivos no se han alcanzado, planifique y realice diferentes procedimientos para alcanzar esos objetivos. 

El auditor debe cumplir con los requisitos de documentación relevantes en las normas de auditoría generalmente aceptadas al realizar cada paso y el procedimiento relacionado.  

La auditoría es una actividad profesional, implica el ejercicio de una técnica especializada y la aceptación de una responsabilidad.

Leidiana Mendoza 

6-715-2133