Funciones o tareas que debe realizar el contralor

UNIVERSIDAD DE PANAMÀ 

TEMA: FUNCIONES O TAREAS QUE DEBE REALIZAR UN CONTRALOR 

INTRODUCCIÒN 

Las funciones que realizan los contralores se basa principalmente en la palabra "control", para realizar la  tomar decisiones y controlar las acciones que permitan brindar información veraz y confiable a la administración y en la medida en que exista un control interno eficiente, se dará una mejor calificación de transparencia a la gestión empresarial.

Concepto de Contraloría

La contraloría es un oficio honorifico de la casa real, según la etiqueta de Borgona, equivalente a la castilla llamada “veedor” (que mira o registra con curiosidad las acciones de los demás).

Contraloría es la actividad encargada de la planeación para el control, información financiera, valuación y deliberación, administración de impuestos, informes al gobierno, coordinación de la auditoría externa, protección de los activos de la empresa y la evaluación económica.

                               

El papel del Contralor

La contraloría brinda información veraz y confiable a la administración, y en la medida en que exista un control interno eficiente, se dará una mejor calificación de transparencia a la gestión empresarial.

Dentro de las organizaciones y empresas se diseñan metas y objetivos que deben lograrse principalmente mediante recursos materiales y humanos, entre otros. La administración de estos recursos exige que se cumpla con dichos objetivos y metas, y que se garantice la custodia de estos recursos empresariales.

MAPA MENTAL

FUNCIONES O TAREAS DE UN CONTRALOR 

Importancia de la Contraloría

La contraloría es considerada como una herramienta de vital importancia en la toma de decisiones de la administración, por lo que es necesario que se conozca su verdadero funcionamiento y papel en la optimización de los recursos y la obtención de beneficios satisfactorios.

Objetivos de la contraloría

Los objetivos de la contraloría pueden enumerarse en el proceso de planear y mantener disponible toda la información posible acerca del negocio y que esta sirva de un verdadero apoyo para la toma de decisiones de la administración, bajo un enfoque financiero los objetivos pueden dividirse en tres partes, como son:

a)    Mantener su integridad patrimonial, y su solidez financiera, lo cual reclama un control que garantiza la protección de sus propiedades.

b)   Obtener un rendimiento que se compense adecuadamente su inversión la máxima eficiencia posible.

c)    Tender al crecimiento sano y continuo de la empresa que base en una planeación adecuada a largo plazo y en decisiones inteligentes sobre proyectos y alternativas de inversión. 

Los tipos de contralor que existen

●       Contralor de Línea o Administrativo: Sostienen que este es un ejecutivo de línea al que solo se le confieren tareas que caen dentro del campo de las operaciones básicas de la empresa y como se reconoce que su labor es de tipo administrativo, también se le autoriza para participar en otras funciones como las ventas y producción, pero únicamente en lo que se refiere a la operación desde el ángulo administrativo. 

●       Contralor-Asesor o Staff: Trabaja con planes a largo plazo, recomendando políticas generales y específicas, debido a que posee autoridad funcional sobre el resto de la organización, le ayuda a colectar e interpretar datos que le servirán para asistir a otros ejecutivos en la determinación de políticas sanas y de su adecuada ejecución.

Puede afirmarse que el Contralor Asesor, por trabajar con la vista hacia el futuro y por no tener que decidir sobre las operaciones diarias, dedica un mayor tiempo al estudio de planes y a la asistencia de ejecutivos en el desarrollo y ejecución de las políticas aprobadas por la dirección; en cambio, el Contralor Administrativo apenas tendrá tiempo para formular el presupuesto por tener que atender y decidir sobre una gran diversidad de operaciones en marcha dentro del negocio.

Contralor auxiliar

El contralor auxiliar tiene a su cargo ayudar al contralor en áreas que requieren cierta especialización. Las habilidades del contralor auxiliar deben complementar las del contralor, por ejemplo, ser el soporte de los aspectos contables, fiscales, costos, estadísticas, presupuestos, o en cualquier otra área que requiera experiencia especial.

                                       

Principales funciones del contralor:

● Establecer, actualizar y asegurar el estricto cumplimiento de las políticas contables, financieras y de control.

●      Coordinar y controlar todo lo que referente al presupuesto anual de operación.

●       Proponer, alinear y dirigir el desarrollo de la estrategia financiera.

●      Analizar los resultados financieros y apoyar en la definición y monitoreo de indicadores de gestión.

●       Mediante mecanismo de control, asegurar que los costos y gastos sean estrictamente los necesarios para la generación de utilidades.

● Supervisar la ejecución oportuna de las tareas por cada colaborador en su departamento, gestionar el desempeño y el desarrollo del equipo de personas a cargo.

●   Velar porque la información financiera requerida por la presidencia sea confiable y oportuna.

●    Controlar la gestión de la tesorería a través del recaudo de cartera, programación de pagos y relacionamiento de bancos.

●       Apoyar el manejo de aspectos jurídicos-financieros relacionados con la evaluación de proyectos. 

ORGANIGRAMA 

Entre las principales responsabilidades de la contraloría se pueden destacar las siguientes:

• Brindar información financiera: Se trata de proporcionar información contable y financiera que muestre los resultados de la empresa y su posición mercantil. Su misión servir de base para la toma de decisiones.
• Establecer sistemas y políticas contables: Su objetivo debe ser generar información financiera que facilite la toma de decisiones; asimismo, debe permitir que todos los niveles de gerencia puedan ejercer el control de las operaciones y que les proporcione bases suficientes para la planeación de las mismas.
• Mantener el control de costos: Es importante porque determina el precio de venta, para que la variable que deba controlarse sea el costo. Por ello, se le debe prestar atención adecuada para que el control de costos sea optimo, y para ello se requiere la disponibilidad de una información adecuada y oportuna en las distintas áreas.
• Controlar el capital de trabajo: El objetivo principal es encontrar el equilibrio adecuado que represente el menor costo financiero por manejo de capital de trabajo y la mayor disponibilidad de producto, ya sea para la producción o para la venta.
• Controlar los proyectos de inversión: Para lograr el crecimiento de la empresa, es necesario desarrollar nuevos proyectos de inversión, lo cual requiere un sistema que permita ejercer un buen control y vigilancia efectiva sobre los mismos.
•  Implantar un sistema de control interno: Una de las más importantes funciones del contralor consiste en ejercer una labor de salvaguarda de vigilancia sobre los bienes de la empresa mediante la implantación de un control interno efectivo. En la actualidad la función de control, la vigilancia sobre los bienes de la empresa mediante implantación de un control interno efectivo.
• Administrar los asuntos fiscales: Uno de los campos de actuación del ejecutivo financiero que tiene un alto estratégico en los resultados de la empresa es la gestión de obligaciones fiscales y las oportunidades que existen dentro del marco legal, con el fin de optimizar la carga fiscal.
• Proporcionar información financiera a terceros; Debido a los escándalos contables, los mercados de valores exigen administraciones transparentes, sólidas y confiables por parte de los responsables de las finanzas en una empresa; así mismo requieren información financiera de calidad, libre de desviaciones debido a errores, malversaciones o fraudes.

Las funciones de Contraloría según: El instituto de Contralores de América

• Medir la realización comparándola con los planes de Operación estándar aprobados, información e interpretar los resultados de las operaciones a todos los niveles de la gerencia.
• Medir e informar sobre la validez de los objetivos del negocio y de la efectividad de sus normas, la estructura de la organización, y los procedimientos para alcanzar esos objetivos.
•  Informar a las agencias gubernamentales, según se requiera y supervisar a todas las cuestiones relativas con los impuestos.
• Proveer protección de los activos de los negocios.

Características personales del contralor

El contralor deberá cimentar su reputación, en la honradez, laboriosidad y capacidad profesional, observando las reglas de ética mas elevada en todos sus actos, así como el debido decoro en su vida privada.

Para ampliar lo expuesto en el código de ética profesional, consideremos las siguientes características:

• La integridad como una norma irreducible con todo el rigor y la precisión que su aplicación necesita.
• La actuación en forma contundente y total con la determinación y firmeza que esperan del contralor quienes son acreedores del resultado de su trabajo.
• Ser capaz de una visión de conjunto para distinguir lo importante de lo que no lo es, para ver las operaciones de cada departamento no en forma aislada, sino en relación con el negocio como una unidad.
• Prudente reflexión ante la concurrencia y cimentación de hechos y cifras antes de resolver cada problema.
• Mente objetiva que pueda abarcar, estimar y valuar los factores concurrentes en una operación de la empresa.
• Personalidad que inspire confianza a la gente: sentir y hacer sentir que agrada encontrarse y trabajar con ella.
• Poseer la habilidad necesaria para expresar por escrito sus ideas en un lenguaje adecuado, con la propiedad que su puesto le impone.

Características académicas 

a)    Aptitudes

•     Conocimiento y comprensión del campo, industria o comercio dentro del que actúa la empresa la cual presta su servicio.
•     Conocimientos básicos de administración, mercadotecnia, producción, finanzas, recurso humano, contabilidad y sistemas de procesamiento o información.
•    Habilidad para expresar con claridad sus ideas, tanto en forma verbal como escrita.
•    Amplios conocimientos acerca de la historia, funciones y actividades de la empresa para la cual presta sus servicios (objetivos, políticas, organización, productos, mercadeo, programas de distribución, finanzas, estructura de control interno, entre otros.
•     El contralor requiere una buena dosis de iniciativa, personalidad, paciencia y una mente ordenada y objetiva.

b)   Actitudes

Dentro de estas cualidades podemos señalar la actitud que aquel debe observar en el desempeño de sus labores, como corresponde a un verdadero profesional de la administración que no solo se preocupa por proteger los intereses de los inversionistas, sino de los empleados, trabajadores, consumidores, acreedores y publico en general, tanto en ordenes social y económico, como cultural.

• Práctica adecuada de las técnicas de las relaciones humanas, no olvidando que el personal es el factor fundamental a través del cual se desarrollan las operaciones de la empresa.
• Precisar en forma clara los objetivos, tanto de la empresa como de los grupos que se encuentran bajo su supervisión.
• Utilizar eficazmente los recursos materiales y humanos con que cuenta su organización.
• Interés manifiesto por la investigación de mejores procedimientos y promoción de métodos que eviten deficiencias y desperdicios.
• Señalar honesta y valientemente, en forma imparcial, las deficiencias y puntos débiles que observa la organización, y aceptar sinceramente los puntos de vista de otros para evitarlos y corregirlos.
• Practicar un riguroso control sobre su propio trabajo evitando aquellas actividades que le distraigan y entorpezcan sus funciones.

Cuestionario 

1.    ¿Defina el concepto de  contraloría?

Entidad gubernamental destinada a la vigilancia y control de gastos de la administración pública.

2.   ¿Mencione el objetivo básico de la contraloría?

Los objetivos de la contraloría se pueden examinar a través de su cooperación para el logro de los objetivos de la empresa. Los objetivos de la contraloría pueden enumerarse en el proceso de planear y mantener disponible toda la información posible acerca del negocio y que esta sirva de un verdadero apoyo para la toma de decisiones de la administración.

3.   ¿Cómo se constituye el área  financiera y de  contraloría dentro de una empresa?

Está constituida por un conjunto de actividades tendientes a lograr los objetivos de custodiar e invertir los valores y recursos de una empresa, a mantener los sistemas  de información adecuados para el control de activos y operaciones de dicha empresa y a proteger el capital invertido.

4.   ¿Cuál es la función del área de contraloría en una empresa?

Administra las operaciones y estrategias mencionadas, tiene múltiples responsabilidades y un gran alcance. Si una empresa cuenta con una fuerte participación de su área de contraloría tendrá una ventaja para lograr sus objetivos.

5.   ¿Qué  características debe de tener un contralor?

Un contralor para poder desempeñar eficazmente sus funciones podemos clasificarlas en personales y académicas. El ejercicio profesional del contralor esta normado por el Código de Ética Profesional de los Contadores Públicos, básicamente en cuanto a su autonomía e independencia mental.

6.   ¿Cuáles son  las mejores prácticas en la contraloría?

a)   La tecnología

b)   Los procesos

c)   La gente

d)   La información 

Glosario

 

1.   Contralor: Persona designada por una consultora o por una autoridad, trabaja inspeccionando y evaluando los resultados de la gestión financiera de una entidad

2.   Sistema de control interno: Está conformado por un conjunto de planes, métodos, principios, normas procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación. Una de las más importantes funciones del contralor consiste en ejercer una labor de salvaguarda de vigilancia sobre los bienes de la empresa mediante la implantación de un control interno efectivo. 

3.   Contralor lineal o administrativo: Es aquel que está unido a la administración por línea de mando de jerarquía; está inserto dentro del organigrama con varios departamentos a su cargo, a los cuales les da órdenes y de los cuales recibe informaciones.

4. Contralor asesor o Staff: Esta unido a la administración por línea de asesoría; no tiene autoridad lineal ni poder de decisión dentro de la empresa.

5. El contralor auxiliar: Tiene a su cargo ayudar al contralor en áreas que requieren cierta especialización. Las habilidades del contralor auxiliar deben complementar las del contralor.

 

ANÀLISIS FINAL

El  El aprendizaje de esta asignatura de Contraloría fue muy útil e importante ya que este tema se maneja tanto en la empresa pública y privada,  el papel del contralor es fundamental, pues tiene a su cargo muchas responsabilidades las cuales deben de hacer cumplir, el rol del contralor conlleva la planificación y control de todas las actividades que se realicen dentro de la empresa.

   La persona designada contralor debe cumplir con algunas  características personales y académicas para que pueda ejercer su labor de manera óptima y eficiente, logrando el  buen funcionamiento de la empresa,  y así se cumplan los objetivos planteados. 

     En la actualidad se requiere de que las empresas cuenten con un sistema de control interno, bien estructurado y planificado, de esta manera las personas que trabajan dentro de la empresa deben de cumplir con todo lo establecido, el manual del control interno se evaluara constantemente y se hará todas las correcciones y mejoras necesarias.

    Las empresas se están innovando constantemente, apoyados por el avance tecnológico, lo cual les permite establecer sistemas de control, de gestión, de seguridad, y que  la elaboración de los estados financieros sea de acuerdo a todas normas y políticas contables establecidas, toda esta información debe ser transparente y confiable, para realizar la toma de decisión.

       Realizado  por: Diana Campos 

     Fecha de entrega: Miércoles 23 de septiembre 2020

       Profesor: Luis Aguilar

 

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