CONTROL INTERNO DE CONTRALORIA.

 

Control Interno

Introducción

 

 

El Control Interno es un elemento muy importante en el funcionamiento y operación de las empresas y tiene un gran efecto en la calidad, oportunidad y veracidad de la información que genera la empresa. El auditor debe realizar un estudio y evaluación del Control Interno, como parte de una revisión de estados financieros practicada conforme a las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas. El Contador Público puede llevar a cabo un trabajo más profundo o con un objetivo más preciso sobre el Control Interno de la empresa, inclusive puede emitir una opinión específica sobre el Control Interno, sin embargo nos enfocaremos en esta ocasión al estudio y evaluación que realiza el auditor como parte de su trabajo de auditoria de estados financieros, como sus objetivos, estructura, clasificación y sus procedimientos del control interno.

 

1.    Concepto de Control Interno. 

Es un proceso que realizan los altos directivos de la entidad, para salvaguardar los activos y dar seguridad para así lograr eficacia y eficiencia en las operaciones, confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de las disposiciones legales y administrativas que le son aplicables.

1. Estructura del control interno: Consiste en las disposiciones legales políticas y procedimientos aplicables, destinados a cumplir los objetivos y metas de la administración.

2.    Principios  del control interno

Ø  Ambiente de control: Es un elemento principal en el que se sustenta los demás componentes, Siendo así un entorno que influya en las actividades del personal con respecto al control de aquellas actividades.

Ø  Evaluación de riesgos: Actividades que realiza la administración Para identificar riesgos que no afecten Sus objetivos y saber cómo manejarlos.

Ø  Información y comunicación: Conjunto de procesos E información Operativa y financiera, Y comunicación Efectiva para El apoyo de las responsabilidades de los funcionarios.

Ø  Actividades de control: Políticas y procedimientos que contribuyen Al cumplimiento de las medidas para evitar riesgos que afecten los objetivos de la entidad.

Ø  Monitoreo o Supervisión: Es una evaluación periódica Para determinar Sistema de control interno esté funcionando a conformidad con los objetivos Y poder ajustar los de manera oportuna de ser necesario.

3.    Objetivos del control Interno:

El Control Interno busca en forma general los siguientes objetivos: Proteger los activos.

Ø  Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera.

Ø  Promover la eficiencia de las operaciones.

Es aplicar las normas de control interno de acuerdo con los principios de legalidad administrativa para cada institución, y así el diseño de la estructura de control interno se dirigirá al logro de los siguientes objetivos:   

·Garantizar mecanismos de planificación y presupuestos diseñados en términos de economía eficiencia y efectividad, realizados en los procesos contables con el fin de identificar, clasificar, analizar registrar e informar sobre los resultados de las operaciones de los entes públicos. con mecanismos de planificación y presupuesto, diseñados para dirigir su gestión hacia el cumplimiento de los objetivos y metas.

· Asegurar la disposición de una estructura orgánica funcional, para planificar, dirigir y controlar asignando responsabilidades y delegar autoridad, contribuyendo al desarrollo de recursos humanos ya que son muy importantes para cumplir con los objetivos.

· Disponer de normas que permitan diseñar, definir, documentar e implementar mecanismos y procedimientos del proceso contable.

        Proteger mediante la evaluación de riesgos los recursos.

·    Procurar responder a los riegos para reducir errores.

·     Asegurar la confiabilidad, exactitud e integridad de la información.

· Establecer un sistema de control que garantice las disposiciones legales y procedimiento en las operaciones.

·Definir actividades de monitoreo y evaluación de lo planeado en el diseño y la estructura del control interno.

4.    Estructura del Control Interno.

 La estructura de control interno de una entidad consiste en las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad y alcanzar los objetivos generales mencionados. El estudio y evaluación del Control Interno debe considerar las características de la empresa y del tipo de negocio en que participa.

 

5.    Clasificación del control interno: de acuerdo con sus propósitos se divide en dos grupos que son:

Ø  Control Interno Administrativo: consiste en adaptarse a las políticas y procedimientos establecidos para todas las áreas de la organización, para así lograr un mejor desempeño operacional. Este control se válida a través de la auditoría operativa que se encarga de hacer evaluaciones constructivas de las distintas actividades o gestiones realizadas por las organizaciones; determinando así la eficiencia, economía y efectividad con que la administración realiza sus planes, políticas y programas propuestos. Su función gerencial está directamente asociada con la responsabilidad de alcanzar los objetivos de la organización, permitiendo así el proceso de decisión orientada a la autorización de transacciones. El control interno administrativo incluye un plan organizativo, análisis estadísticos, estudios de movimientos y tiempo, reportes operacionales, control de calidad, programas de capacitación para fortalecer las capacidades del recurso humano.

Ø  Control Interno Contable: es un conjunto de actividades de seguimiento y evaluación preparadas por el representante legal de la empresa y es implementada por los funcionarios que se desempeñan en el departamento de contabilidad; con el motivo de asegurar que la información financiera proveniente del desarrollo de las etapas de reconocimiento, medición, presentación y revelación del proceso contable, cumpla con los requisitos cualitativos, y que ayude a que la información financiera este protegida contra riesgos, y que la comprobación de su efectividad permita generar procesos de retroalimentación. Según las Normas de Control Interno Gubernamental, la estructura del control interno contable está conformada por las disposiciones legales, políticas y procedimientos aplicables al proceso contable, estos ofrecen garantía sobre la calidad de la información financiera.

Dentro del contexto de control interno contable existen dos diagramas:

·         Diagrama General: presenta la estructura general del proceso contable, también llamado estructura sistemática porque se incluye el control interno contable como un elemento a tener presente dentro de todos los eslabones que conforman la cadena de este sistema.

·         Diagrama Específico:

en el encontramos todas las etapas del proceso contable, por el cual transcurren los hechos económicos para luego convertirse en productos finales del mismo. En este se enfatiza en que el control interno contable debe estar incluido en cada tarea de las etapas del proceso

·         Roles y responsabilidades del control interno contable.

El representante legal de la entidad, es responsable de la implementación de las actividades conducentes a la materialización de los elementos de la estructura de control interno definido e las normas de control interno gubernamental.

Las unidades de auditoría interna tendrán a su cargo la revisión y evaluación de la estructura del control interno contable en los términos definidos en las normas de control interno gubernamental.

• Implementación de control interno contable

Se define como la acción de aplicar métodos necesarios ara llevara a cabo una actividad que conlleve a solucionar un conjunto d factores o circunstancias que afectan a alguien o algo en un momento determinado.

También significa orientar a los funcionarios responsables de la información financiera, para que realice las gestiones administrativas necesarias.

Entre las acciones a tomar en cuenta, para implementación del control interno contable se incluyen las siguientes:

Estructura del área contable, la entidad deberá contar con un área de contabilidad, llámese dirección, departamento, sección o unidad cuya estructura y recursos dotados estén en armonía con la complejidad de las funciones orientas.

Adicionalmente, la entidad debe establecer los mecanismos para garantizar Que los insumos, requeridos para la ejecución del proceso contable, fluyan oportunamente entre los usuarios internos y externos el área contable.

Políticas contables, para garantizar la eficiencia del sistema del control interno contable, la entidad debe formular, documentar e implementar las políticas contables con base en las Normas Internaciones de Contabilidad para el sector público (NICSP).

Procedimientos contables, la entidad en conjunto con la dirección nacional deberán elaborar y mantener actualizados los manuales específicos de contabilidad gubernamental. (MECG).  Deben contener: estructura organizacional del área, proceso contable institucional, recursos humanos, dinámicas de las cuentas, asientos y los informes financieros.

Recursos humanos idóneos, los responsables directos de la ejecución de las actividades propias del proceso contable debe tener la información necesaria que contribuya a dimensionar y entender el sistema de contabilidad gubernamental.

Por consiguiente, el representante legal de la entidad, debe implementar políticas para mantener actualizados a los funcionarios que se desempeñen en el área contable.

Sistema de información, con el fin de garantizar la eficiencia, eficacia y economía en la ejecución del proceso contable, se requiere que el sistema de información utilizado permita el procesamiento de información con alto grado de efectividad. Igualmente, la contraloría general de la republica realizara las actividades de evaluación y monitoreo sobre el funcionamiento de tales aplicativos. El ministerio de economía y finanzas, por su parte, es el ente responsable del funcionamiento correcto de tales aplicativos.

Determinación y administración de los riesgos, la entidad deberá realizar las acciones administrativas necesarias que permitan administrar los riesgos en los que se encuentra inmerso su proceso contable.

Coordinación entre las diferentes dependencias, es responsabilidad de quienes ejecutan procesos diferentes al contable, los mismos para su debido procesamiento.

• Elemento del control interno contable

Con el propósito de lograr que la información financiera, producto del proceso contable, cumpla con las características cualitativas, la entidad debe observar, como mínimo, los siguientes elementos:

Ø  Depuración permanente de cifras. La entidad debe garantizar que la información contable refleje la realidad financiera.

Ø  Registro de la totalidad de los hechos económicos deben ser incorporados al proceso contable en materia de contabilidad gubernamental implementando una política que señale el compromiso de cada uno de los procesos, así como los procedimientos implementados y documentados.

Ø  Individualización de bienes, derechos y obligaciones las entidades públicas deben identificarse bien sea por departamento a bases de datos administradas por otras unidades administrativas.

Ø  Soportes documentales. Totalidad de los hechos y respaldo de los documentos fuentes, cumpliendo con los requisitos y disposiciones legales y demás criterios.

Ø  Conciliación de información. Deben realizarse para comprobar a la consistencia de la información y realizar ajustes si fuese necesario, para efectos de control los depósitos o sus equivalentes, las consignaciones realizadas por terceros y demás movimientos.

Ø  La información registrada en los libros de contabilidad, será la fuente para la elaboración de los estados financieros.  Esta información incluye los ajustes que sean necesarios para garantizar la confiabilidad de la información.   Por tanto, la entidad deberá mantener los libros de contabilidad, principales y auxiliares, como soporte de los estados financieros.   En ningún caso, los valores que aparecen registrados en libros, serán diferentes a los revelados en los estados financieros y demás informes complementarios.

Los libros de contabilidad forman parte integral de la contabilidad y deben estar a disposición de la Contraloría General de la República y demás autoridades, para el ejercicio de las funciones constitucionales y legales, de control, inspección y vigilancia.

Los libros de contabilidad, los documentos fuente y los comprobantes deben conservarse en medios físicos o electrónicos, en este último caso debe garantizarse su consulta y reproducción exacta.

• Riesgos inherentes y controles asociados al proceso contable

A la gestión contable y documental corresponden a la identificación, clasificación y registro de las transacciones, ajustes, elaboración de información financiera, y la evaluación, análisis y comunicación de la información; las mismas están expuestas a riesgos, por tanto, se requiere implementar los controles que los mitiguen o erradiquen. 

El riesgo contable es la probabilidad que ocurran situaciones o eventos en el proceso contable, que afecten negativamente la información producida y la misma no cumpla con las características cualitativas, bien sea porque los hechos económicos no fueron reconocidos, medidos o revelados, conforme lo señalan las disposiciones respectivas.

• Actividades, riesgos y controles del proceso contable

Las principales tareas instrumentales a realizar dentro de cada actividad, los riesgos a los que estarían expuestas y los controles que se pueden asociar para evitar o mitigar su impacto si llegasen a materializarse son:

·        Actividad de Identificación. Actividad relacionada con la realización de los hechos económicos que afectan la estructura financiera de la entidad y que después del análisis de las circunstancias y documentos fuente se consideran objeto de reconocimiento. 

·        Actividad de clasificación. Actividad que evalúa conceptualmente los hechos económicos, para asociarlos con los elementos que integran los estados financieros y su registro cronológico de acuerdo con los conceptos y códigos definidos en el Plan general de cuentas. 

·        Actividad de registros y ajustes. Consiste en la elaboración de comprobantes de diario y sus correspondientes registros manuales o automatizados en los libros de contabilidad; forman parte de esta actividad, la verificación de la calidad de la información identificada y clasificada previamente, para proceder a los ajustes que sean necesarios. 

·  Actividad De Elaboración De Información Financiera Con Propósito General. Esta acción permite la obtención de la información financiera procesada a partir de los valores registrados en los libros de contabilidad y que se estructuran de acuerdo con los formatos definidos en el capítulo VI que trata sobre los informes financieros con propósito general.

·        Actividad De Evaluación, Análisis Y Comunicación De La Información.

Esta actividad se relaciona con el estudio de la información que permite determinar la situación financiera de la entidad económica pública, el resultado de las operaciones realizadas y su capacidad para generar flujos de efectivo. Esta actividad se complementa con la comunicación de la información a los diferentes usuarios, para que la misma sea utilizada en la toma de decisiones que permitan satisfacer sus necesidades específicas relacionadas con la gestión, el control y la rendición de cuentas, en un contexto de transparencia pública.

• Seguimiento Y Evaluación Del Control Interno Contable

Esta actividad consiste en determinar la calidad y el nivel de confianza que se le puede otorgar al sistema de control interno, aplicado en el proceso contable; y comprobar que las actividades de control son eficaces, eficientes y económicas en la prevención y neutralización del riesgo contable.

Ø  Autoevaluación del área contable. Los funcionarios que se desempeñan en el área contable de las entidades, son responsables de producir la información financiera; así como, de la supervisión continua de la eficacia de los controles integrados y de la autoevaluación permanente de los resultados de su labor. Los funcionarios que laboran en el resto de las áreas administrativas en las que se generan hechos económicos, susceptibles de reconocerse contablemente, son solidarios, en lo que corresponda, por la operatividad eficiente del proceso contable.

Ø  Evaluación institucional independiente. La Dirección, Departamento, Sección o Unidad de Auditoría Interna, es responsable de la evaluación independiente del control interno en cada entidad. Por tanto, la máxima autoridad debe dotar a las mismas de los recursos que faciliten el cumplimiento del monitoreo en el desarrollo del plan anual y cronograma de actividades que deberán remitir, anualmente, a la Contraloría General de la República, a más tardar el 30 de noviembre. Dicho plan deberá estar aprobado por el titular de la Institución, considerando lo establecido en las Normas de Auditoría Gubernamental vigentes.

Ø  Evaluación externa. A nivel externo, la evaluación del control interno contable corresponde a la Contraloría General de la República de conformidad con lo establecido en las disposiciones que sobre la materia han expedido las autoridades competentes.

• Aspectos Generales De La Evaluación

En el proceso del monitoreo, seguimiento y evaluación que realicen las unidades de contabilidad, auditoría interna y la Contraloría General de la República, deberán determinar, como mínimo, si los controles asociados al proceso contable permitieron:

Ø  Proteger los recursos de la entidad mediante la identificación y evaluación de riesgos relevantes que puedan afectar el logro de los objetivos establecidos por la administración.

Ø  Responder eficazmente a los riesgos, como medio para reducir los errores e irregularidades.

Ø  Asegurar la oportunidad, confiabilidad, exactitud e integridad de la información.

Ø  Garantizar razonablemente, que la información financiera generada en el proceso contable cumplió con las disposiciones que regulan la materia.

Ø  Producir información financiera de conformidad a los instructivos que emita la Contraloría General de la República.

Ø  Establecer y mantener las políticas contables acordes con la naturaleza de la entidad.

Ø  Implementar y mantener un sistema de comunicación y coordinación que provea información relativa a los hechos económicos de manera confiable, oportuna, actualizada y acorde a las necesidades de la entidad.

Ø  Establecer mecanismos para que el acceso a los recursos y los registros correspondientes, se limiten a las personas autorizadas para ello, quienes están obligadas a rendir cuentas de su custodia o utilización, cotejando periódicamente los recursos con los registros de contabilidad.

Ø  Asegurar que, en el momento del registro de los hechos económicos, se consideraron las siguientes condiciones:

·         Existencia: Que las operaciones reconocidas y reveladas en los estados financieros, realmente ocurrieron.

·         Integridad: Que todas las operaciones que produjeron variaciones en los activos, pasivos, activos netos/patrimonio, ingresos, gastos y costos, que conforman el sistema.

·         Precisión: Que las operaciones generadas de la actividad desarrollada por la entidad se registraron; libres de errores, alteraciones, borrones y tachones.

·         Clasificación: registro de los hechos económicos según su concepto, fondo y región en cuanto a la actividad y organización.

·         Oportunidad: Que los hechos económicos realizados por la entidad, se registraron en el momento en que se produjeron.

·         Asentamiento y resumen: hechos económicos de clientes y acreedores produciendo informes destallados o saldos sin errores.

6.     Procedimientos de Control.

El cuarto elemento de la estructura de Control Interno son los Procedimientos de Control. Las políticas y procedimientos que establece la Administración y que proporcionan una seguridad razonable de que se van a lograr en forma eficaz y eficientemente los objetivos específicos de control de la Entidad constituyen los procedimientos de control. Una de las situaciones frecuentes con las que se enfrenta el auditor es la falta de formalización de los procedimientos de control. El auditor debe estar más interesado en evaluar el funcionamiento efectivo de los procedimientos de control que en su formalización dentro de la empresa. Los procedimientos de control pueden tener el carácter preventivo, detective o correctivo de acuerdo a su diseño destinado a evitar errores o a identificarlas y corregirlas. Los procedimientos de control están orientados al cumplimiento con los Objetivos Específicos de Control, los cuales son:

Ø  Autorización

Ø  Segregación de funciones y responsabilidad

Ø  Correcto registro de operaciones (diseño y uso de documentos y registros apropiados)

Ø  Protección de los activos

Ø  Adecuada evaluación y verificación independiente.

 

Infografía
 
https://www.gacetaoficial.gob.pa/pdfTemp/28198_A/GacetaNo_28198a_20170117.pdf 

Manual General de Contabilidad Gubernamental Basado en las normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP).

   CUESTIONARIO

1.    ¿Qué es Concepto de Control Interno?

El Control Interno se define como el conjunto de normas, principios, fundamentos, procesos, procedimientos, acciones, mecanismos, técnicas e instrumentos de Control que, ordenados, relacionados entre sí y unidos a las personas que conforman una institución pública, se constituye en un medio para lograr una función administrativa de Estado integra, eficaz y transparente, apoyando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y contribuyendo al logro de la finalidad social del Estado.

2.    ¿Cuáles son los Principios del Control Interno?

El control interno es una presión ejercida por la alta gerencia, desde arriba hacia abajo; ningún control interno puede funcionar desde abajo- hacia arriba, pues un empleado de nivel bajo no puede autorizar, controlar a los directivos principales.

El control interno se rige por siete principios fundamentales:

• Segregación de funciones.
• Autocontrol.
• Desde arriba - hacia abajo.
• Costo menor que beneficio.
• Eficacia.
• Confiabilidad.
• Documentación.

3.    ¿Cuál es el Objetivos del Control Interno?

El Control Interno tiene como objetivo fundamental, proporcionar una seguridad razonable sobre la consecución de los objetivos de las Instituciones y organismos a través de la generación de una cultura institucional del Autocontrol, generando, de manera oportuna, acciones y mecanismos de prevención y de control en tiempo real de las operaciones; de corrección, evaluación y de mejora continua de la institución de forma permanente, y brindando la autoprotección necesaria

Para garantizar una función administrativa integra, eficaz y transparente, con una alta contribución al cumplimiento de la finalidad social del Estado.

4.    ¿Cuál es la  Estructura del Control Interno?

La estructura de control interno de una entidad consiste en las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad y alcanzar los objetivos generales mencionados.

5.    ¿Cuál es la Clasificación de Control Interno?

En un sentido amplio el Control Interno incluye controles que pueden ser catalogados como contables o administrativos. La clasificación entre controles contables y controles administrativos variaría de acuerdo con las circunstancias individuales.

6.    ¿Por qué es tan importante los Procedimientos  del Control Interno?

Para entender la importancia del control interno en las empresas, conviene empezar por entender el propósito del control interno, que tiene como objetivo resguardar los recursos de la empresa o negocio evitando pérdidas por fraude o negligencia, como así también detectar las desviaciones que se presenten en la empresa y que puedan afectar al cumplimiento de los objetivos de la organización.

 

PALABRAS CLAVES.

 

1.    Proporcionar:

Disponer y ordenar con la debida proporción o correspondencia en sus partes. Ejemplo: proporcionar sus gastos a sus recursos. Facilitar, poner a disposición de uno lo que necesite o le conviene.

2.    Consecución:

La palabra consecución es un término a partir del cual podremos expresar la obtención de aquello que se desea o que se ha venido buscando con insistencia.

3.    Control contable:

Los controles contables son los métodos y procedimientos que utiliza una compañía para garantizar la exactitud y validez de sus estados financieros. No aseguran el cumplimiento de leyes y reglamentación, pero están diseñados para ayudar a tu empresa a cumplirlos.

4.    Control administrativo:

El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento. El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas.

 

 

Análisis del tema en general.

 

Para entender la importancia del control interno en las empresas, conviene empezar por entender el propósito del control interno, que tiene como objetivo resguardar los recursos de la empresa o negocio evitando pérdidas por fraude o negligencia, como así también detectar las desviaciones que se presenten en la empresa y que puedan afectar al cumplimiento de los objetivos de la organización.

Usualmente las pequeñas y medianas empresas no cuentan con un sistema de administración bien definido, donde muchas veces los objetivos y planes no se encuentran por escrito sino que se trabajan de manera empírica; solucionando problemas conforme se presentan, invirtiendo sin planificación, creando  departamentos a medida que surgen las necesidades, entre otras cosas.

Desarrollar un Control Interno adecuado a cada tipo de organización nos permitirá optimizar la utilización de recursos con calidad para alcanzar una adecuada gestión financiera y administrativa, logrando mejores niveles de productividad.

Finalmente, el control interno en las empresas es una tarea ineludible para aquellos que desean lograr competitividad en sus negocios; ya que una empresa que implementa controles internos disminuye la ocurrencia de errores  y fraude en la información financiera,  los entes reguladores lo catalogarán como una empresa que cumple las leyes y regulaciones y a su vez generarán un impacto positivo en su negocio, pudiendo inclusive atraer a inversionistas que apuesten al crecimiento del mismo.

Universidad de Panamá

Licenciatura en Contabilidad  

Realizado por:

Bania Sanchez

Asignatura:

Contraloria

Docente: Luis Aguilar

Fecha:

09/23/2020