Funciones o Tareas que debe Realizar el Contralor

 ¿Qué es un Contralor?

Se encarga de presentar un informe sobre los balances, pudiendo realizar sugerencias para optimizar la administración. En varios países, en tanto, existe la Contraloría General de la República para fiscalizar el cumplimiento de los procesos vinculados al presupuesto y a la administración del Estado.

Un contralor de una empresa es el director de contabilidad y quien dirige el departamento de contabilidad. El contralor es responsable de los estados financieros de la empresa, contabilidad general, contabilidad de costos, nóminas, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, presupuesto, cumplimiento tributario, y varios análisis especiales.

¿Qué es Contraloría?

Es la actividad encargada de la planeación para el control, información financiera, valuación y deliberación, administración de impuestos, informes al gobierno, coordinación de la auditoría externa, protección de los activos de la empresa y la evaluación económica. 

Función del Contralor dentro de una Empresa

Es el director de contabilidad y quien dirige el departamento de contabilidad. El contralor es responsable de los estados financieros de la empresa, contabilidad general, contabilidad de costos, nóminas, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, presupuesto, cumplimiento tributario, y varios análisis especiales. 

En las grandes empresas, el contralor supervisa a los contadores y otros profesionales que asisten al gerente. Los títulos de los subordinados pueden incluir gerente de contabilidad, gerente de contabilidad de costos, gerente de impuestos, cuentas por pagar gerente, gerente de crédito, gerente de nómina, y así sucesivamente. Estos administradores pueden supervisar a los contadores que están supervisando a empleados de contabilidad.

En las empresas más pequeñas es posible que el contralor será el único contador y será asistido por un auxiliar de contabilidad y un empleado de cuentas por pagar. A menudo, el contralor informa al director financiero. Sin embargo, en las empresas pequeñas, el contralor podría informar directamente al presidente o dueño.

Los tipos de contralor que existen

Existen diferentes tipos de Contralor: de Línea o Administrativo, el Contralor Asesor o Staff y Contralor Auxiliar o un Asistente al Contralor. De aquí parten las dos teorías que se tienen sobre las funciones del contralor.

• Contralor de Línea o Administrativo: Sostienen que este es un ejecutivo de línea al que solo se le confieren tareas que caen dentro del campo de las operaciones básicas de la empresa y como se reconoce que su labor es de tipo administrativo, también se le autoriza para participar en otras funciones como las ventas y producción, pero únicamente en lo que se refiere a la operación desde el ángulo administrativo. Considera a este tipo de contralor como el administrativo y lo responsabiliza de las decisiones que se tomen en el campo contable, además de que decide diariamente sobre las operaciones que deben efectuarse.
•  Contralor-Asesor o Staff: Esta teoría reconoce al contralor como un ejecutivo de staff es decir que realiza labores de asesoría técnica o consultoría desatendiéndose de la operación diaria de la empresa. El contralor Asesor trabaja con planes a largo plazo, recomendando políticas generales y específicas, debido a que posee autoridad funcional sobre el resto de la organización, le ayuda a colectar e interpretar datos que le servirán para asistir a otros ejecutivos en la determinación de políticas sanas y de su adecuada ejecución.

 Las diferencias que existen entre los contralores antes mencionados pueden encontrarse en el estudio de sus relaciones con los demás miembros de la organización y no en las funciones que realizan, pues estas casi no varían de un contralor a otro, aunque en algunas de ellas intervienen profundizando más como sucede en las funciones de planeación y control.

Puede afirmarse que el Contralor Asesor, por trabajar con la vista hacia el futuro y por no tener que decidir sobre las operaciones diarias, dedica un mayor tiempo al estudio de planes y a la asistencia de ejecutivos en el desarrollo y ejecución de las políticas aprobadas por la dirección; en cambio, el Contralor Administrativo apenas tendrá tiempo para formular el presupuesto por tener que atender y decidir sobre una gran diversidad de operaciones en marcha dentro del negocio.

• Contralor auxiliar: El contralor auxiliar tiene a su cargo ayudar al contralor en áreas que requieren cierta especialización. Las habilidades del contralor auxiliar deben complementar las del contralor, por ejemplo, ser el soporte de los aspectos contables, fiscales, costos, estadísticas, presupuestos, o en cualquier otra área que requiera experiencia especial.

Muchas empresas tienen mas de un ayudante o asistente de contralor. Una empresa con dos asistentes puede encargar a uno las cuentas generales y los procedimientos presupuestarios y al otro la contabilidad de costos.

La diferencia entre el contralor administrativo y el contralor asesor se acentúa más si se estudian las relaciones de autoridad que mantiene con los demás miembros de la empresa.

El contralor administrativo es un ejecutivo de línea y, como tal tiene poder de mando, de manera que las decisiones que toma son de cumplimiento obligatorio para sus subordinados, por lo que la responsabilidad de dichas decisiones recae directamente sobre él.

El contralor asesor es un ejecutivo cuyas funciones esenciales son de consulta y asesoramiento y cuya autoridad es válida únicamente con el visto bueno de su superior de línea, quien tiene la responsabilidad de las decisiones y emite las instrucciones a la escala jerárquica que depende de él.

 Organigrama

 

Principales Funciones del Contralor

• Establecer, actualizar y asegurar el estricto cumplimiento de las políticas contables, financieras y de control. 
• Coordinar y controlar todo lo referente al presupuesto anual de operación. 
• Proponer, alinear y dirigir el desarrollo de la estrategia Financiera. 
• Analizar los resultados financieros y apoyar en la definición y monitoreo de indicadores de gestión. 
• Mediante mecanismo de control, asegurar que los costos y gastos sean estrictamente los necesarios para la generación de utilidades. 
• Supervisar la ejecución oportuna de las tareas por cada colaborador en su departamento. Gestionar el desempeño y el desarrollo del equipo de personas a cargo. 
• Velar porque la información financiera requerida por la presidencia sea confiable y oportuna. 
• Controlar la gestión de la tesorería a través del recaudo de cartera, programación de pagos y relacionamiento con bancos. 
• Apoyar el manejo de aspectos jurídicos - financieros relacionados con la evaluación de proyectos y recomendar acciones. 
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Funciones Generales

• Desempeña el cargo de funcionario contable principal a cargo de los libros de contabilidad de la empresa, de los registros contables.
• Auditar todas las planillas, comprobantes y verificar que estén en forma apropiada.
•  Preparar el balance general de la empresa, el estado de resultado y los demás estados e informes financieros y presentar al presidente de la compañía un informe completo que cubra todos los resultados de las operaciones de la compañía durante el trimestre anterior y el año fiscal hasta la fecha anterior.
• Supervisar la preparación, compilación y presentación de todos los informes, estados, estadísticas y demás información que requiera la ley o que desee el presidente de la compañía.
•  Mantener el control general sobre las prácticas contables.
•  Aprobar el pago de todos los comprobantes, giros y demás cuentas por pagar cuando así lo requiera el presidente o cualquier otra persona designada.
•  Elaborar un presupuesto que muestre las necesidades futuras de la compañía. 

 Las funciones de Contraloría según: El instituto de Contralores de América

El Instituto de Contralores de América las define de la siguiente manera:

Establecer, coordinar y mantener, por medio de la gerencia autorizada un plan integrado para el control de las operaciones. Dicho plan proveería hasta el grado requerido en los negocios. Los costos estándar, presupuesto de gasto, Pronostico de venta, Planeación de las Utilidades y Programas para la inversión de capital y financiamiento, junto con los procedimientos necesarios para efectuar el plan.

a) Medir la realización comparándola con los planes de Operación estándar aprobados, información e interpretar los resultados de las operaciones a todos los niveles de la gerencia.

Esta función incluye el diseño, instalación y mantenimiento de los sistemas de costos y contabilidad y registro, la determinación de la política contable y la compilación de los registros estadísticos según requieran.

b) Medir e informar sobre la validez de los objetivos del negocio y de la efectividad de sus normas, la estructura de la organización, y los procedimientos para alcanzar esos objetivos.

c)Informar a las agencias gubernamentales, según se requiera y supervisar a todas las cuestiones relativas con los impuestos.

Interpretar e informar sobre el afecto que viene de las influencias externas en consecución de los objetivos del negocio. Esta función incluye la operación continua de las fuerzas económicas sociales de las influencias gubernamentales, según afectan a las operaciones de los negocios.

d)Proveer protección de los activos de los negocios.

Esta función incluye el establecimiento de un control interno y auditoría, y el asegurarse de una cobertura de seguros apropiadas. 

Cuestionario

1. ¿Cuál es el concepto de Contralor?

Es el máximo funcionario contable dentro de la organización. El departamento de contraloría da a los administradores servicios especializados, inclusive asesoría y ayuda en el análisis de presupuestos, análisis de variaciones, fijación de precios, y toma de decisiones especiales.

2. ¿Cuál es el concepto de Contraloría?

Dependiendo del país, la contraloría puede trabajar de distintas formas y tener diversas facultades. Es habitual que el organismo reciba la denominación de contraloría general, mientras que la persona que dirige su accionar es el contralor (o contralor general).

3. ¿Cuál es la importancia de la Contraloría?

Es considerada como una herramienta de vital importancia en la toma de decisiones de la administración, por lo que es necesario que se conozca su verdadero funcionamiento y papel en la optimización de los recursos y la obtención de beneficios satisfactorios.

4. ¿Cuáles son las principales responsabilidades de la contraloría?

• Brindar información financiera: Se trata de proporcionar información contable y financiera que muestre los resultados de la empresa y su posición mercantil. Su misión servir de base para la toma de decisiones. La información debe ser significativa, oportuna, relevante, completa, comparable y verificable; asimismo, debe incluir datos financieros y operativos.

• Establecer sistemas y políticas contables: Su objetivo debe ser generar información financiera que facilite la toma de decisiones; asimismo, debe permitir que todos los niveles de gerencia puedan ejercer el control de las operaciones y que les proporcione bases suficientes para la planeación de las mismas.

• Mantener el control de costos: Es importante porque determina el precio de venta, para que la variable que deba controlarse sea el costo. Por ello, se le debe prestar atención adecuada para que el control de costos sea optimo, y para ello se requiere la disponibilidad de una información adecuada y oportuna en las distintas áreas y niveles de la empresa, para que la los responsables puedan identificar el progreso o retroceso obtenido en las operaciones realizadas.

• Controlar el capital de trabajo: La gestión de inventarios, las cuentas por cobrar y los proveedores constituyen la principal inversión de capital de trabajo, así como un elemento importante en el flujo de efectivo de cualquier empresa. El objetivo principal es encontrar el equilibrio adecuado que represente el menor costo financiero por manejo de capital de trabajo y la mayor disponibilidad de producto, ya sea para la producción o para la venta.

• Controlar los proyectos de inversión: para lograr el crecimiento de la empresa, es necesario desarrollar nuevos proyectos de inversión, lo cual requiere un sistema que permita ejercer un buen control y vigilancia efectiva sobre los mismos. Estos controles son básicos para el éxito del proyecto, sobre todo en un ámbito económico de constantes cambios que afectan a los mercados y los elementos para financiar los proyectos.

• Implantar un sistema de control interno: Una de las más importantes funciones del contralor consiste en ejercer una labor de salvaguarda de vigilancia sobre los bienes de la empresa mediante la implantación de un control interno efectivo. En la actualidad la función de control, la vigilancia sobre los bienes de la empresa mediante implantación de un control interno efectivo. En la actualidad la función del control, la vigilancia y el cumplimiento de reglas deben ser compartidos y ejercidos por todos los ejecutivos que manejan la operación de la empresa, mediante la aplicación y administración de normas, procedimientos, instrucciones y directrices que aseguren el buen manejo de los recursos.

• Administrar los asuntos fiscales: uno de los campos de actuación del ejecutivo financiero que tiene un alto estratégico en los resultados de la empresa es la gestión de obligaciones fiscales y las oportunidades que existen dentro del marco legal, con el fin de optimizar la carga fiscal.

• Proporcionar información financiera a terceros; Debido a los escándalos contables, los mercados de valores exigen administraciones transparentes, sólidas y confiables por parte de los responsables de las finanzas en una empresa; así mismo requieren información financiera de calidad, libre de desviaciones debido a errores, malversaciones o fraudes.

5. ¿Qué características debe tener un Contralor?

• Las tareas del contralor: Desarrolla tareas dirigidas a la gestión de la empresa, como proponer mecanismos de control para su mejora, optimización de los procesos internos, supervisar la implementación y evaluación de protocolos y políticas internas e incluso facilitar a la Dirección el trabajo de estrategia corporativa.
• Cambio en el perfil: El perfil de contralor dentro de las organizaciones ha sufrido una evolución en los últimos años, pasando de elaborar indicadores de gestión a llevar a cabo tareas con un alto valor añadido, convirtiéndose en un consejero estratégico para Dirección o el Consejo de Administración.
• Formación: El requerimiento habitual suele ser titulación universitaria superior financiera y/o de gestión, Ciencias Económicas o Empresariales. Además, es deseable que posea un Máster en Business Administration (MBA) o en Dirección Financiera.
• Experiencia requerida: Se suele pedir que la persona cuente con una experiencia previa de unos 5 años en algún departamento de control de gestión o de auditoría interna (si se pretende un perfil sénior).
• Carrera profesional: El perfil de contralor tiende a evolucionar a posiciones de responsabilidad en departamentos administrativo-financieros, siendo la Dirección Financiera el desarrollo natural en su carrera profesional.
• Competencias: A partir de la formación y experiencia exigida para este perfil, existen una serie de competencias técnicas que se supone deberá desempeñar con éxito: análisis y control de costos, contabilidad analítica, derecho fiscal, etc.

  

  
  

Glosario

1. Contabilidad Analítica: También conocida como contabilidad de costes. dice que se trata de un conjunto de técnicas que sirven para estudiar la forma en la que se distribuyen los costes e ingresos de una empresa para generar información de uso interno y tomar mejores decisiones empresariales.

2. Contralor: Su responsabilidad consiste en dirigir la supervisión de la gestión y del uso de los bienes y los recursos estatales.

3. Control Interno: Es un proceso que debe ser ejecutado por el directorio, la gerencia y el personal, es decir, por toda la compañía. Está diseñado principalmente para proveer una seguridad razonable acerca de los objetivos operacionales de reporte y de cumplimiento de la entidad. 

4. Evaluación económica: Es una manera de medir y comparar los diversos beneficios de los recursos pesqueros y sus ecosistemas, y puede constituir un instrumento poderoso para ayudar a utilizarlos y ordenarlos más racionalmente.

5. Auditor: Es el profesional encargado de revisar los libros contables de una empresa. Esto, con el objetivo de corroborar que los registros se correspondan con la actividad efectivamente realizada por la firma.

Mapa Mental

Aprendizaje de la Clase

El contralor cuenta con sus funciones y tareas que son necesarias para el buen funcionamiento de la empresa o entidad pública. Ya que al pasar el tiempo ha ido evolucionando sus tareas y es casi el consejero de la administración. Además se encarga de la planeación para el control, información financiera, informes, coordinación, protección de los activos de la empresa y la evaluación económica.

El contralor al pasar del tiempo se aleja de la parte financiera y se acerca más a la parte operativa de la empresa.

Es primordial tener claro que sin el control interno no se lleva a cabo el buen funcionamiento ya que de ahí parte la gestión de la empresa, es por eso que este vela por el correcto desempeño que cada una de las áreas de la empresa este organizado.

Dentro de las organizaciones y empresas se diseñan metas y objetivos que deben lograrse principalmente mediante recursos materiales y humanos, entre otros. La administración de estos recursos exige que se cumpla con dichos objetivos y metas, y que se garantice la custodia de estos recursos empresariales.

Preparado por: Yaveliz González