Contraloría y Planeación Estratégica- Leslie Luna

 

CONTRALORÍA Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Un proceso de Planeación estratégica es algo con lo cual estamos todos familiarizados, conscientemente o no. Lo utilizamos  para ir desde donde estamos, hasta donde queremos ir. Puede ser un desafío, como otra ciudad, un objetivo en la vida, como tu carrera, nuestro tiempo lo organizamos de manera que nos sea factible. 

En el área empresarial una planeación estratégica es de suma importancia, ya que las etapas del proceso de planificación estratégica se desarrollas de acuerdo a direcciones y decisiones que debemos tomar y se van asignando de acuerdo a los recursos necesarios para lograr el objetivo final.

                                                                                                      

UNIVERSIDAD NACIONAL DE PANAMÁ

CENTRO REGIONAL UNIVERSITARIO DE PANAMÁ ESTE

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y CONTABILIDAD

ESCUELA DE CONTABILIDAD

LICENCIATURA EN CONTABILIDAD

REALIZADO PARA LA ASIGNATURA DE CONTRALORÍA

BLOG CREADO POR LA ESTUDIANTE LESLIE LUNA

A CONSIDERACIÓN DEL PROFESOR LUIS AGUILAR

El propósito de este blog, es servir como guía, ayuda y de conocimiento a la persona que lo requiera. 

• Este blog podrá brinda apoyo, al estudiante y al educador, en el proceso de aprendizaje, facilitando la reflexión, el cuestionamiento de sí mismo y de los otros y la colaboración, proporcionando contextos para el ejercicio del pensamiento de orden superior.

INTRODUCCIÓN

La Contraloría es la actividad de implementar los mecanismos de control, información financiera, cumplimiento de los impuestos, coordinación de la auditoría externa y protección de los activos de la empresa y patrimonio de los accionistas. 

OBJETIVO

La Contraloría General de la República es un organismo estatal independiente, de carácter técnico, cuya misión es fiscalizar, regular y controlar los movimientos de  los fondos y bienes públicos, y examinar, intervenir, fenecer y juzgar las cuentas relativas a los mismos. La Contraloría llevará, además, la contabilidad pública nacional; prescribirá los métodos y sistemas de contabilidad de las dependencias públicas; dirigirá y formará la estadística nacional. 

LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

 ¿QUE ES?

La Contraloría General de la República (CGR), es  la entidad fiscalizadora superior de Panamá, de carácter autónomo y rango constitucional, encargada de ejercer el control de legalidad de los actos de la Administración Pública, fiscalizar el ingreso y la inversión de los fondos fiscales, municipales y de los demás organismos y servicios que determinen las leyes, examinar y juzgar las cuentas de las personas que tengan a su cargo bienes fiscales y municipales, llevar la contabilidad general de la Nación y desempeñar las demás funciones encomendadas por la ley.

LOS  PRINCIPIOS INSTITUCIONALES 

• MISIÓN

"Fiscalizar, regular y controlar los movimientos de los fondos y bienes públicos, y examinar, intervenir y fenecer las cuentas relativas a estos”.

• VISIÓN

"Construir una entidad de fiscalización superior independiente, confiable, moderna, eficiente, facilitadora y apolítica de la gestión pública, diseñada con controles permanentes, resistentes a cambios que relajen su función fiscalizadora”.

APLICACIÓN  (Ley 32 de 1984):

La acción de la Contraloría General se ejerce sobre todas las personas y organismos que tengan a su cargo la custodia o el manejo de fondos o bienes del Estado, de los Municipios, Juntas Comunales, Empresas Estatales, Entidades Autónomas y Semi-Autónomas, en el país o en el extranjero. También se ejerce esta acción sobre las personas u organismos en los que tenga participación económica el Estado o las entidades públicas y sobre las personas que reciban subsidio o ayuda económica de dichas entidades y sobre aquéllas que realicen colectas públicas, para fines públicos, pero tal será proporcional al grado de participación de dichos entes públicos.

Se excluye de la acción de la Contraloría las organizaciones sindicales, las sociedades cooperativas y demás entidades cuya fiscalización, vigilancia y control sean de competencia, de acuerdo con disposiciones legales especiales, de otros organismos oficiales".

ORGANIFRAMA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA

 IMPORTANCIA DE LA FUNCIÓN DEL CONTRALOR

Hoy en día, el contralor de una empresa es considerado como un colaborador muy importante para la adecuada y oportuna toma de decisiones.

MAPA MENTAL DE LAS FUNCIONES DEL CONTRALOR

La representación gráfica de un pulpa, para identificar a un contador es simple. Ya que el contralor hace diversas funciones dentro de una organización. Tales como: 

• Establecer, actualizar y asegurar el estricto cumplimiento de las políticas contables, financieras y de control.
• Coordinar y controlar todo lo referente al presupuesto anual de operación.
• Proponer, alinear y dirigir el desarrollo de la estrategia Financiera.
• Analizar los resultados financieros y apoyar en la definición y monitoreo de indicadores de gestión.
• Mediante mecanismo de control, asegurar que los costos y gastos sean estrictamente los necesarios para la generación de utilidades. 
• Supervisar la ejecución oportuna de las tareas por cada colaborador en su departamento. Gestionar el desempeño y el desarrollo del equipo de personas a cargo.
• Velar porque la información financiera requerida por la presidencia sea confiable y oportuna.
• Controlar la gestión de la tesorería a través del recaudo de cartera, programación de pagos y relacionamiento con bancos.
• Apoyar el manejo de aspectos jurídicos - financieros relacionados con la evaluación de proyectos y recomendar acciones. 

LA CONTRALORÍA EN  UNA EMPRESA

Desarrolla tareas dirigidas a la gestión de la empresa, como proponer mecanismos de control para su mejora, optimización de los procesos internos, supervisar la implementación y evaluación de protocolos y políticas internas e incluso facilitar a la Dirección el trabajo de estrategia corporativa.

La responsabilidad de la contraloría es brindar información veraz y confiable a la administración, así que su función es estratégica porque en la medida en que exista un control interno eficiente, se dará una mejor calificación de transparencia a la gestión empresarial.

TIPOS DE CONTRALOR

Existen diferentes tipos de Contralor: de Línea o Administrativo, el Controlador Asesor o Staff y Contralor Auxiliar o un Asistente al Contralor. De aquí parten las dos teorías que se tienen sobre las funciones del contralor.

• Contralor Administrativo: sostiene que este es solo un ejecutivo de línea que se le confieren tareas que caen dentro del campo de las operaciones básicas de la empresa y como se reconoce que su labor es de tipo administrativo, también se le autoriza para participar en otros tipos de funciones como ventas y producción.

• Contralor Asesor Staff: realiza labores de asesoría técnica o consultoría desentendiéndose de la operación diaria de la empresa.

• Contralor Auxiliar: tiene el cargo de ayudar al contralor de áreas  que requieran ciertas especificaciones. Las habilidades del contralor auxiliar, deben complementar las del contralor, por ejemplo: soporte de los aspectos contables, fiscales, de costo, estadística, presupuesto, o cualquier otra área que requiera experiencia especial. 

LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA ENFOCADA EN EL ÁREA DE CONTRALORÍA

1. CONCEPTO: 

La planificación se trata de la primera actividad del ciclo administrativo. Consiste en un proceso sistemático de tomar decisiones relacionadas con las metas y los objetivos perseguidos por una organización, y las actividades a realizar para el logro de los mismos.

2. DEFINICIÓN DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA:

El término estrategia viene del griego strategos que significa “un general”. A su vez, esta palabra proviene de raíces que significan “ejercito” y “acaudillar”. El verbo griego, stratego significa “planificar la destrucción de los enemigos en razón del uso eficaz de los recursos”.

• A la planeación estratégica se le puede definir como el arte y la ciencia de formular, implantar, dirigir y evaluar decisiones interfuncionales que permitan a la organización llevar a cabo sus objetivos.

• La Planeación estrategica  es el proceso mediante el cual se analiza la situación externa e interna de la empresa, estableciendo objetivos generales y formulando las estrategias a seguir para lograr los objetivos que se han planteado. Debe ser pensada y realizada por los altos directivos de las empresas que son los que conocen y tienen un nivel más general de la empresa.

Abarca a toda la empresa, por lo tanto todo el personal debe estar comprometido para que la planeación resulte un éxito. La planeación se proyecta a plazos durante los cuales debe de estar en observación para en caso de ser necesario hacer las correcciones pertinentes durante el proceso, en caso de que lo requiera realizar las correcciones cuando se necesiten sin importar la etapa en la que se encuentre, las correcciones darán más certeza de poder conseguir una planeación estratégica.

Así que podemos decir, que la Planeación Estratégica es un ejercicio de formulación y establecimiento de objetivos y, especialmente, de los planes de acción que conducirán a alcanzar estos objetivos.

3. CARACTERÍSTICAS DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

La planeación estratégica presenta las siguientes características dentro de una organización:

• Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.

• Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina.
• Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.
• Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas.
• Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea.
• Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo.
• Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.
• Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.
• Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
• Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
• Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales operará la empresa.
• Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo. Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.

ETAPAS DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Las etapas de la planeación estratégica son el análisis del entorno, fijación de objetivos, establecimiento de tácticas o técnicas, ejecución, reporte de resultados y evaluación. La planificación estratégica es un proceso en el cual se definen objetivos, las maneras y los medios para lograrlos así como el modo de  medir o evaluar los resultados.

En el ámbito de la administración, la estrategia consiste en la configuración de metas a largo plazo, que encierran también unas pautas para la toma de decisiones fundamentales y para la ejecución de las actividades necesarias.

El largo plazo es crucial en la estrategia. Un experto como Michael Porter aconseja que se planifique a, al menos, 10 años. Sin estrategia, es difícil que una organización, cualquiera sea su naturaleza, avance de manera coherente y progresiva hacia su propio desarrollo.

La gestión de una organización, exige una estrategia. Tal estrategia, requiere un proceso de revisión continuo y de su socialización entre las partes involucradas. La estrategia sirve para sacar adelante una organización y aprender e institucionalizar la forma de hacerlo cada vez mejor.

ALGUNAS DE LAS ETAPAS DE PLANEACIÓN SON: 

1. Análisis de entorno: Es el momento inicial del proceso en el que se hace una revisión del estado en el que se encuentra la organización en cuestión a lo interno y en relación con su entorno.

Hay quienes denominan a esta fase como la del diagnóstico porque el objetivo de esta etapa es responder a interrogantes como estas:

• ¿quién es o qué representa la organización en su medio?
• ¿dónde está y a dónde quiere llegar?
• ¿con qué cuenta para llegar hasta allá?
• ¿cuáles son los obstáculos posibles en ese camino?
• ¿quién es la competencia?

2. Definir objetivos

Una vez que se han analizado las condiciones del entorno, se deberían tener elementos de juicio suficientes para definir el objetivo a perseguir. Este objetivo debe ser visto a largo plazo. Como se dijo en líneas anteriores, idealmente a 10 años.

Claro que no tiene que ser un único objetivo, pero los que surjan, deben priorizarse de tal modo que permitan orientar todas las tácticas hacia uno en particular a la vez.

En esta fase, también ayuda valerse de un direccionamiento estratégico que se apoye en los principios que dicten la filosofía de gestión de la organización en cuestión (misión, visión, valores, creencias y normas).

De este modo, los objetivos serán cónsonos con la cultura de quienes trabajarán por alcanzarlos.

3. Establecimiento de tácticas

Desgranan la estrategia. Son los pasos concretos en el camino a lograr los objetivos.

Es el detalle de la planificación operativa. El gran objetivo se vuelve operativo y se determinan tareas, recursos disponibles, plazos, indicadores de gestión y responsables.

4. Ejecución

Aquí las tácticas se vuelven acciones. En este punto se ponen a prueba las decisiones tomadas hasta el momento. El plan previsto se lleva a cabo y se consumen los recursos estimados a tal fin.

Es en esta fase donde se suelen notar las brechas entre lo planificado y la realidad. Es normal que en esta fase surjan las desviaciones del plan porque suelen responder a las exigencias del entorno.

5. Reporte

Esta es una fase a la que no suele dársele mucha importancia pero que debe considerarse puesto que constituye el registro, el testimonio, de cómo se gestionaron las cosas y, por lo tanto, de cómo podrían replicarse o mejorarse en el futuro.

No existe un formato único para este tipo de registro. Puede ser impreso o no. Puede ser literal o gráfico.

6. Evaluación

Desde el momento en el que se definen los objetivos, se deben considerar los modos e instrumentos para evaluar su cumplimiento. Esto es, si se logran o no, y el costo (material e intangible) que implican.

Este proceso debería realizarse en diferentes momentos de la puesta en práctica de la estrategia de modo que se puedan detectar a tiempo los posibles errores y hacer los ajustes correspondientes.

Se trata de una especie de auditoria continua a fin de invertir eficiente y eficazmente el tiempo y los recursos humanos y financieros.

CUESTIONARIO

1. ¿QUÉ HACE LA "CGR" ?

En cumplimiento del artículo 119 de la Constitución Nacional, la Contraloría General de la República ejerce, en representación de la comunidad, la vigilancia de la gestión fiscal y de los particulares o entidades que manejan fondos o bienes de la Nación.

Entre las distintas funciones les puedo mencionar:

• Evalúa los resultados obtenidos por las diferentes organizaciones y entidades del Estado, al determinar si adquieren, manejan y/o usan los recursos públicos dentro del marco legal, sujetos a los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y sostenibilidad ambiental.
• Examina la razonabilidad de los estados financieros de los sujetos de control fiscal y determina en qué medida logran sus objetivos y cumplen sus planes, programas y proyectos.
• Tiene a su cargo establecer la responsabilidad fiscal de los servidores públicos y de los particulares que causen, por acción o por omisión y en forma dolosa o culposa, un daño al patrimonio del Estado.
• Impone las sanciones pecuniarias que correspondan y las demás acciones derivadas del ejercicio de la vigilancia fiscal.
• Procura, igualmente, el resarcimiento del patrimonio público.

2. ¿PORQUÉ ES NECESARIA LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA?

1. Para prevenir los cambios del medio ambiente.
2. Para integrar los objetivos y las decisiones de la organización.
3. Como medio de comunicación, coordinación y cooperación de los diferentes elementos que integran la empresa.

Se puede afirmar que la planeación es la primera etapa del sistema presupuestario, debido a que para establecer cuales serán los requerimientos de las empresas, en cuestiones monetarias, se debe en primera instancia definir cual es el entorno de la empresa, cuales son los resultados de años anteriores en la enajenación de sus productos, la visualización del mercado, la situación física en que se encuentran los activos que intervienen en la producción o distribución, etc. con la finalidad de poder dar un margen adecuado en cuestión financiera, de acuerdo a la realidad de la empresa.

3. ¿QUE DEBE TENER  UNA BUENA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA?

• Ser capaz de alcanzar el objetivo deseado.
• Realizar una buena conexión entre el entorno y los recursos de una organización y competencia; debe ser factible y apropiada
• Ser capaz de proporcionar a la organización una ventaja competitiva; debería ser única y sostenible en el tiempo.
• Dinámica, flexible y capaz de adaptarse a las situaciones cambiantes.
• Debe ser medible en términos de su efectividad

4. ¿CÓMO SE RELACIONA EL PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO CON EL CONTROL INTERNO?

El control interno representa un modelo de garantía de la calidad total aplicado en cada operación, tarea, recurso, actividad, trabajador y cualquier elemento que integre a una institución y lleve a cabo alguna labor en la misma, dicho control interno tiene gran significación en la práctica del planeamiento estratégico ya que fomentará de que este se ejecute de una manera transparente, eficiente y oportuna.

1. Ambiente de control: es un programa de actuación que consiste en aclarar lo que pretendemos conseguir y cómo nos proponemos conseguirlo.
2. Contraloría: es el máximo órgano de control fiscal del Estado.
3. Contralor: se denomina contralor al funcionario que se dedica a revisar los gastos y las cuentas oficiales.
4. Control de Gestión: Es el examen de la eficiencia y eficacia de las entidades en la administración de los recursos públicos, determinada mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño y la identificación de la distribución del excedente que estas producen, así como de los beneficiarios de su actividad.
5. Control Interno: El que está a cargo de las entidades que administran recursos públicos, que están obligadas a disponer de normas, principios y procedimientos procesales para ejercer un efectivo control sobre su uso.
6. Gestión financiera: área o función en una organización que se ocupa de la rentabilidad, los gastos, el efectivo y el crédito, de modo que "la organización pueda tener los medios para llevar a cabo su objetivo de la manera más satisfactoria posible".
7. Lineamientos estratégicos: son los elementos del más alto nivel de la Estrategia Organizacional, cuyo propósito es alinear el comportamiento de todos los miembros de la Organización hacia un horizonte y Visión compartida.
8. Planeación a corto plazo: es el conjunto de actuaciones que contemplamos para alcanzar nuestros objetivos en un corto lapso de tiempo. Es decir, en un futuro muy próximo.
9. Planeación estratégica: es un proceso sistemático de desarrollo e implementación de planes para alcanzar propósitos u objetivos, la planificación estratégica, se aplica sobre todo en los asuntos militares, y en actividades de negocios.
10. Proceso de Planeación: es el conjunto de estrategias y acciones estimadas con el fin de obtener un objetivo en concreto.

 

¿QUÉ APRENDÍ DURANTE LAS CLASES DE CONTRALORÍA?

1. Con respecto al tema "Planeación estratégica", 

aprendi la gran importancia en una empresa de llevar un procedimiento estrategico esto para el beneficio de la organización, todo lorelacionado a publicidad, ventas, departamentos y el estudio de cada elemento que conforma una organizacion ,mas que nada para llevar un orden y por medio de una estrategia bien planeada llegar al éxito.

2. Con respecto al tema de Digitalización de los negocios (video asignado como tarea):

• La digitalización es muy importante para que se  automaticen los proyectos.
• Al hablar de digitalización, nos referimos a la transformación digital en un negocio.
•  La digitalización, conlleva un impacto financiero enorme, ya que se debe de contar con una buena inversión.
• En la parte analítica, se debe automatizar todo (Eficiencia, eficacia, productividad y el análisis de datos).
• El Contralor de Gestión, ha pasado de ser un analista contable a un buen estratega. Ya que debe ser capaz de controlar la planificación estratégica y la tecnología. Como decía el orador en el video, debe ser un "super-man del siglo XXI".
• Para concluir, la tecnología: es esta ultima se invierte mucho, ya que el internet no es solo  un canal de ventas, ya que ahora accedemos a la información que necesitamos de forma inmediata, algo que hace 20 años no nos imaginábamos hacer, Ejemplo de ello es: Compramos ropa, calzado, accesorios, ticket de cine, boletos aéreos, etc., vía internet y pagamos  con tarjetas de crédito.