Funciones o Tareas que debe realizar un Contralor

 

           Universidad de Panamá 

Centro Regional Universitario Panamá Este 

Facultad de Administración de Empresas y Contabilidad 

Contraloría

 

Realizado por:

Marjorick Saenz 

Estudiante de Contabilidad 

Para la Consideración de:

Profesor Luis Aguilar 

 

Misión

Fiscalizar, regular y controlar los movimientos de los fondos y bienes públicos, y examinar, intervenir y fenecer las cuentas relativas a estos.                          

Visión

Construir una entidad de fiscalización superior independiente, confiable, moderna, eficiente, facilitadora y apolítica de la gestión pública, diseñada con controles permanentes, resistentes a cambios que relajen su función fiscalizadora.

 Valores

Legalidad: Cumpliremos a cabalidad con la Constitución Nacional, las leyes y los reglamentos que regulan nuestra institución y su ámbito de competencia.

Independencia: Seremos independientes e imparciales, en todas las actuaciones relacionadas con nuestras funciones.

Transparencia: Mantendremos criterios objetivos y concretos, clara identificación de competencias y responsabilidades, mecanismos adecuados de prueba y control, y una divulgación oportuna de nuestra gestión.

Responsabilidad: Seremos conscientes de la importancia de las funciones que desempeñamos por el bien de todo el país y procederemos con plena responsabilidad de nuestros actos.  

 

El Contralor 

 Un contralor es un auditor. Esta persona, designada por una consultora o por una autoridad, trabaja inspeccionando y evaluando los resultados de la gestión financiera de una entidad.

El contralor se encarga de presentar un informe sobre los balances, pudiendo realizar sugerencias para optimizar la administración. 

El contralor es el máximo funcionario contable dentro de la organización. El departamento de contraloría da a los administradores servicios especializados, inclusive asesoría y ayuda en la presupuestación, análisis de variaciones, fijación de precios, y toma de decisiones especiales. Es frente que el contralor también prepare los estados financieros para los usuarios externos. 

Objetivo de la Posición 

Liderar el proceso de planificación, ejecución y generación de información financiera, controlando el flujo de efectivo, velando por la excelencia operacional de las áreas de planeación financiera, contraloría, tesorería y contabilidad. 

El Papel del Contralor 

La contraloría brinda información veraz y confiable a la administración, y en la medida en que exista un control interno eficiente, se dará una mejor calificación de transparencia a la gestión empresarial.

Dentro de las organizaciones y empresas se diseñan metas y objetivos que deben lograrse principalmente mediante recursos materiales y humanos, entre otros. La administración de estos recursos exige que se cumpla con dichos objetivos y metas, y que se garantice la custodia de estos recursos empresariales.

Tipos de contralores   

Existen diferentes tipos de Contralor: 

• Contralor Línea o Administrativo
• Controlador Asesor o Staff 
• Contralor Auxiliar o un Asistente al Contralor. 

Contralor de Línea 

·     Sostienen que este es un ejecutivo de línea al que solo se le confieren tareas que caen dentro del campo de las operaciones básicas de la empresa y como se reconoce que su labor es de tipo administrativo, también se le autoriza para participar en otras funciones como las ventas y producción, pero únicamente en lo que se refiere a la operación desde el ángulo administrativo. Considera a este tipo de contralor como el administrativo y lo responsabiliza de las decisiones que se tomen en el campo contable, además de que decide diariamente sobre las operaciones que deben efectuarse. 

Contralor Asesor

·     Esta teoría reconoce al contralor como un ejecutivo de staff es decir que realiza labores de asesoría técnica o consultoría desentendiéndose de la operación diaria de la empresa. El contralor Asesor trabaja con planes a largo plazo, recomendando políticas generales y específicas, debido a que posee autoridad funcional sobre el resto de la organización, le ayuda a recolectar e interpretar datos que le servirán para asistir a otros ejecutivos en la determinación de políticas sanas y de su adecuada ejecución 

      Contralor Auxiliar 

El contralor auxiliar tiene a su cargo ayudar al contralor en áreas que requieren cierta especialización. Las habilidades del contralor auxiliar deben complementar las del contralor, por ejemplo, ser el soporte de los aspectos contables, fiscales, costos, estadísticas, presupuestos, o en cualquier otra área que requiera experiencia especial. 

Función de un contralor

•    Empresa Pública

La Contraloría General de la República (CGR) es el máximo órgano de control fiscal del Estado. Como tal, tiene la misión de procurar el buen uso de los recursos y bienes públicos y contribuir a la modernización del Estado, mediante acciones de mejoramiento continuo en las distintas entidades públicas.

•   Empresa Privada

Un controlador de una empresa es el director de contabilidad y quien dirige el departamento de contabilidad. El controlador es responsable de los estados financieros de la empresa, contabilidad general, contabilidad de costos, nóminas, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, presupuesto, cumplimiento tributario, y varios análisis especiales.

En las grandes empresas, el contralor supervisa los contadores y otros profesionales que asisten al gerente. Los títulos de los subordinados pueden incluir gerente de contabilidad, gerente de contabilidad de costos, gerente de impuestos, cuentas por pagar gerente, gerente de crédito, gerente de nómina, y así sucesivamente. Estos administradores pueden supervisar los contadores que se están supervisando empleados de contabilidad.

En las empresas más pequeñas es posible que el contralor será el único contador y será asistido por un auxiliar de contabilidad y un empleado de cuentas por pagar.  Sin embargo, en las empresas pequeñas, el controlador podría informar directamente al presidente o dueño.

Características del Contralor 

•  Las tareas del contralor.

Desarrolla tareas dirigidas a la gestión de la empresa, como proponer mecanismos de control para su mejora, optimización de los procesos internos, supervisar la implementación y evaluación de protocolos y políticas internas e incluso facilitar a la Dirección el trabajo de estrategia corporativa.

• Cambio en el perfil.

El perfil de contralor dentro de las organizaciones ha sufrido una evolución en los últimos años, pasando de elaborar indicadores de gestión a llevar a cabo tareas con un alto valor añadido, convirtiéndose en un consejero estratégico para Dirección o el Consejo de Administración.

• Formación.

El requerimiento habitual suele ser titulación universitaria superior financiera y/o de gestión, Ciencias Económicas o Empresariales. Además, es deseable que posea un Máster en Business Administration (MBA) o en Dirección Financiera.

• Experiencia requerida.

Se suele pedir que la persona cuente con una experiencia previa de unos 5 años en algún departamento de control de gestión o de auditoría interna (si se pretende un perfil sénior).

•       Carrera profesional.

El perfil de contralor tiende a evolucionar a posiciones de responsabilidad en departamentos administrativo-financieros, siendo la Dirección Financiera el desarrollo natural en su carrera profesional.

•       Competencias.

A partir de la formación y experiencia exigida para este perfil, existen una serie de competencias técnicas que se supone deberá desempeñar con éxito: análisis y control de costos, contabilidad analítica, derecho fiscal, etc.

En cuanto a las competencias transversales clave y estratégicas de su perfil, debería demostrar un alto nivel de desempeño en, al menos, las siguientes:

ü  Análisis y toma de decisiones (crucial para analizar datos y actuar en consecuencia).

ü Comunicación y negociación (entra en juego a la hora de conseguir mejores condiciones financieras para la empresa a nivel estratégico).

ü  Liderazgo y desarrollo de personas (sólo en el caso de que dirija un equipo).

ü  Optimización de recursos (a un nivel estratégico, que implica toda la compañía).

ü  Orientación a resultados (siendo pieza clave para la organización).

ü  Trabajo en equipo (muy importante para coordinarse de forma transversal con las diferentes áreas de la empresa).

ü  Visión estratégica (para asesorar a Dirección y proponer nuevas vías de futuro).

Área de trabajo de un Contralor 

Funciones y Actividades del Contralor 

Principales Funciones 

ü  Establecer, actualizar y asegurar el estricto cumplimiento de las políticas, financieras y de control.

ü  Coordinar y controlar todo lo referente al presupuesto anual de operación.

ü  Proponer, alinear y dirigir el desarrollo de la estrategia Financiera.

ü  Analizar los resultados financieros y apoyar en la definición y monitoreo de

indicadores de gestión.

ü  Mediante mecanismo de control, asegurar que los costos y gastos sean estrictamente los necesarios para la generación de utilidades.

ü  Supervisar la ejecución oportuna de las tareas por cada colaborador en su

departamento. Gestionar el desempeño y el desarrollo del equipo de personas a cargo.

ü  Velar porque la información financiera requerida por la presidencia sea

confiable y oportuna.

ü  Controlar la gestión de la tesorería a través del recaudo de cartera, programación de pagos y relacionamiento con bancos.

ü  Apoyar el manejo de aspectos jurídicos - financieros relacionados con la evaluación de proyectos y recomendar acciones.

Principales Actividades 

1.    Planteamiento general

El presente trabajo se realiza con la finalidad de sintetizar de manera sencilla las funciones y actividades que debe llevar a cabo el Contralor de una empresa, de acuerdo al orden secuencial que su servicio sigue desde el momento en que éste ingresa a una organización, pasando por el ámbito laboral específico en el que se va a desenvolver y hasta los resultados obtenidos por el desarrollo de su labor y el análisis de la proyección a futuro que refleje la entidad.

La Contraloría se basa al Proceso Administrativo de una organización, el cual consta de cuatro pasos y es comúnmente aceptado en el siguiente orden de conceptos:

 2.  Definición de control interno

El concepto que nos ocupa tiene distintas acepciones y campos de acción para su aplicación, esto debido a la gran variedad de giros y objetivos para los cuales se quiera implementar un control en la operación y administración de cada entidad, siendo estos últimos los más comunes, aquellos que tienen que ver de manera general con la salvaguarda y la optimización de los diversos recursos con los que cuenta una organización.

3. Perfil académico y laboral del contralor

El Perfil académico que es requerido para llevar a cabo las funciones de Contraloría dentro de una empresa, es comúnmente, aquel que tienen aquellos profesionistas que están titulados bajo las siguientes licenciaturas:

• Administración.

• Contaduría.

El Perfil laboral comúnmente requerido para un Contralor, tiene que ver (además de contar con el perfil académico ya mencionado) con la experiencia y el enfoque en las funciones contables, financieras, legales y administrativas, cuya implementación y aplicación deberá fundamentarlas y documentarlas con la normatividad y/o legislación que a cada función le aplique. La actitud del Contralor tiene que ser tendiente en todo momento a la aplicación ordenada del Proceso Administrativo para el logro de objetivos. para lo cual requerirá de injerencia e involucramiento constante en todos los procesos de las diferentes áreas y departamentos con que cuente la organización. 

4.  Objetivos específicos de la contraloría en cada empresa

En cada organización, y dependiendo del giro y ámbito en el que se desarrollen sus operaciones, se van a establecer sus objetivos generales. Partiendo de lo anterior, se tendrán que establecer los objetivos específicos en cada área, y para tal efecto será conveniente considerar los siguientes aspectos básicos: Efectividad y eficiencia de las operaciones; confiabilidad de los reportes financieros y cumplimiento de leyes, normas y regulaciones, que enmarcan la actuación administrativa.

5.    Ubicación del contralor en el organigrama de la empresa

De acuerdo a las funciones y las actividades del Contralor, y a su relación e injerencia en las demás áreas de una organización, un servidor considera que la ubicación del puesto en comento, debe ser la siguiente:

 

          

6.    Alcance, relación e injerencia en las demás áreas de la empresa

 Para poder delimitar el campo de acción específico de una empresa en donde se llevarán a cabo las funciones del Contralor, es indispensable determinar (preferentemente por escrito mediante un memorando interno) el alcance que tendrán los trabajos, las condiciones y los medios para la aplicación de los sistemas y procedimientos con motivo de las actividades de la Contraloría.

Debido a lo anterior, la relación que guardará el Contralor con todos las demás áreas dependerá de los objetivos específicos que se tengan planteados para cada una de ellas, y de manera general para la organización en su conjunto.

Los departamentos con los que comúnmente trabaja el Contralor, y en los cuales deberá tener el debido Alcance, relación e injerencia para el logro de sus objetivos, son los siguientes:

v  Consejo Administrativo

v  Dirección General.

v  Administración.

v  Contabilidad.

v  Ventas.

v  Almacén.

v  Recursos Humanos.

v  Auditoria Externa (En su caso).

v  Servicios Profesionales Legales, Fiscales, de Seguridad Social, etc. (En su caso).

v  Producción (En su caso).

7.    Funciones y actividades generales del contralor

Con la finalidad de definir en el orden de trabajo, las funciones y actividades propias del Contralor, a continuación se detalla una breve explicación del proceso de la Contraloría en una empresa:

v  De Inducción y ubicación de las áreas con problema y de mejora.

En una primera instancia, y pensando en que aquí comienza la labor del Contralor, es muy importante la inducción mediante el conocimiento de la historia de la empresa, los procesos actuales, las políticas vigentes, las técnicas, los métodos y los sistemas utilizados en todas y cada una de las áreas de la empresa y los objetivos específicos que se persiguen; Asimismo y con igual importancia, es indispensable conocer a todas las personas encargadas de cada una de las funciones y actividades en la organización.

v De Salvaguarda y Legalidad.

Durante el proceso de elaboración de propuestas para el establecimiento de procedimientos, reglas, políticas, etc., será de vital importancia considerar en todo momento la salvaguarda de todos los recursos con que cuenta la empresa, mediante la valoración en cuanto a la adquisición de seguros, mediante la asignación de responsables internos y externos de la custodia de los bienes, así como del buen uso y aprovechamiento de dichos recursos, la confidencialidad de la información importante de la empresa, y todos aquellos aspectos que por su delicadeza requieran una especial atención.

v  De Operación.

Para una adecuada operación en sus funciones, el Contralor deberá también estar constantemente actualizado (a diario) y capacitado (eventualmente) en materia contable, fiscal y financiera. Lo anterior le permitirá visualizar de manera más objetiva probables dificultades u oportunidades para crear estrategias, elaborar presupuestos con varios escenarios y con ello coadyuvar a una mejor toma de decisiones por parte de la alta dirección.

v  De Información.

La información generada y utilizada por el Contralor, por lo general será estrictamente confidencial, ya que tiene que ver en la mayoría de las veces con datos internos que servirán de base para la elaboración de reportes, de presupuestos, de estrategias y de proyectos que se elaborarán con la finalidad de colaborar en una mejor toma de decisiones para las situaciones y momentos más importantes de una empresa. 

v  De Implementación.

La implementación de las técnicas, procedimientos, normas y políticas para llevar a cabo las operaciones y funciones por parte de todos los integrantes en los procesos de trabajo de una organización, dependerá de varias situaciones. Entre las más importantes, se encuentra el giro de la empresa, el alcance del Contralor y los objetivos específicos que se pretenden lograr.

Es recomendable que cualquier implementación que se haga, sea establecida por escrito e informada a todos los involucrados, y cuente con una clara fundamentación documentada que permita el entendimiento de los motivos por los cuales se está llevando a cabo. 

v  De Evaluación.

Una de las partes integrantes del trabajo del Contralor, es la que permitirá conocer los resultados de los procedimientos, procesos, políticas y reglas establecidas. Por sentido común podemos conocer fácilmente si los objetivos se cumplieron o no, pero es indispensable poder identificar no solo si se logró una meta, sino tener claro en qué medida o proporción se alcanzó lo que se pretendía, así como los factores que intervinieron para haber llegado a los resultados obtenidos. Por lo tanto, será necesario que se cuente con técnicas de evaluación que en pocas palabras, nos digan el porqué de dichos resultados, y nos den pauta para corregir las posibles deficiencias o para mejorar aún más lo ya implementado.

v  De Proyectos.

    Por último, y una vez evaluados los resultados obtenidos en el proceso de trabajo del Contralor, ya sea en la revisión de un solo objetivo ó de varios en conjunto, se podrá estar en posición de determinar los proyectos a futuro para el sostenimiento de la empresa en el mercado, proyectando los distintos escenarios en los que puede encajar la organización y definiendo de acuerdo a las estimaciones económicas y financieras el mejor de los destinos. Para tal efecto, el Contralor se tendrá que apoyar de un adecuado análisis financiero que permita a los altos directivos y a los miembros del consejo de administración tomar la mejor decisión, para permanecer de manera sólida en el mercado y buscar siempre ser una organización líder en su rama.

 Entre las principales responsabilidades de la contraloría se pueden destacar las siguientes:

Brindar información financiera: Se trata de proporcionar información contable y financiera que muestre los resultados de la empresa y su posición mercantil. Su misión es servir de base para la toma de decisiones. La información debe ser significativa, oportuna, relevante, completa, comparable y verificable; asimismo, debe incluir datos financieros y operativos.

Establecer sistemas y políticas contables: Su objetivo debe ser generar información financiera que facilite la toma de decisiones; asimismo, debe permitir que todos los niveles de gerencia puedan ejercer el control de las operaciones y que les proporcione bases suficientes para la planeación de las mismas.

Mantener el control de costos: Es importante porque determina el precio de venta, para que la variable que deba controlarse sea el costo. Por ello, se le debe prestar la atención adecuada para que el control de costos sea óptimo, y para ello se requiere la disponibilidad de una información adecuada y oportuna en las distintas áreas y niveles de la empresa, para que los responsables puedan identificar el progreso o retroceso obtenido en las operaciones realizadas.        

Controlar el capital de trabajo: La gestión de inventarios, las cuentas por cobrar y los proveedores constituyen la principal inversión de capital de trabajo, así como un elemento importante en el flujo de efectivo de cualquier empresa. El objetivo principal es encontrar el equilibrio adecuado que represente el menor costo financiero por manejo de capital de trabajo y la mayor disponibilidad de producto, ya sea para la producción o para la venta.

Controlar los proyectos de inversión: Para lograr el crecimiento de la empresa, es necesario desarrollar nuevos proyectos de inversión, lo cual requiere un sistema que permita ejercer un buen control y vigilancia efectiva sobre los mismos. Estos controles son básicos para el éxito del proyecto, sobre todo en un ámbito económico de constantes cambios que afectan los mercados y los elementos para financiar los proyectos.

•          Importancia del control interno dentro de una empresa
•          La contraloría dentro del proceso de control interno

Implantar un sistema de control interno: Una de las más importantes funciones del contralor consiste en ejercer una labor de salvaguarda y vigilancia sobre los bienes de la empresa mediante la implantación de un control interno efectivo. En la actualidad la función de control, la vigilancia y el cumplimiento de reglas deben ser compartidos y ejercidos por todos los ejecutivos que manejan la operación de la empresa, mediante la aplicación y administración de normas, procedimientos, instrucciones y directrices que aseguren el buen manejo de los recursos.

Administrar los asuntos fiscales: Uno de los campos de actuación del ejecutivo financiero que tiene un alto valor estratégico en los resultados de la empresa es la gestión de obligaciones fiscales y las oportunidades que existen dentro del marco legal, con el fin de optimizar la carga fiscal.

Proporcionar información financiera a terceros: Debido a los escándalos contables, los mercados de valores exigen administraciones transparentes, sólidas y confiables por parte de los responsables de las finanzas en una empresa; asimismo, requieren información financiera de calidad, libre de desviaciones debido a errores, malversaciones o fraudes.

Glosario

Implementación: es la aplicación de una medida o a la puesta en marcha de una iniciativa. Lo implementado, por lo tanto, está en funcionamiento o en vigencia.

Evaluación: se denomina el proceso mediante el cual una empresa estima el rendimiento de un empleado en el ejercicio de sus funciones.

Injerencia: es la acción que se realiza cuando alguien, sea una entidad o una persona o grupo de personas, se entrometen en alguna cuestión ajena, Dicha intromisión por lo tanto, en muchas ocasiones se realiza sin la autorización de quien tiene la cuestión a cargo.

Tesorería: El área de tesorería es donde se realizan todas las operaciones vinculadas al flujo de caja o "cash Flow" de la empresa, también llamado flujo monetario o de dinero. En la tesorería es donde se controla la caja de la empresa, se gestionan las operaciones bancarias y se ejecutan los pagos y cobros.

Contralor: se denomina contralor al funcionario que se dedica a revisar los gastos y las cuentas oficiales.

Cuestionario

1.    1.  Cuáles son las principales responsabilidades que tiene la contraloría

•        Brindar información financiera
•     Establecer sistemas y políticas contables
•     Mantener el control de costos
•     Controlar el capital de trabajo
•     Controlar los proyectos de inversión
•     Implantar un sistema de control interno
•     Administrar los asuntos fiscales
•     Proporcionar información financiera a terceros

1     2.  Cuál es el papel o cargo que ejerce el contralor?

     La contraloría brinda información veraz y confiable a la administración, y en la medida en que exista un control interno eficiente, se dará una mejor calificación de transparencia a la gestión empresarial. Dentro de las organizaciones y empresas se diseñan metas y objetivos que deben lograrse principalmente mediante recursos materiales y humanos, entre otros.                   

      3.   Menciones las funciones y actividades generales del contralor.

•       De Inducción y ubicación de las áreas con problema y de mejor
•     De Salvaguarda y Legalidad
•     De operación
•     De información
•     De implementación
•      De evaluación 
•     De proyectos                     

4. ¿ Qué es el Contralor?

Un contralor es un auditor. Esta persona, designada por una consultora o por una autoridad, trabaja inspeccionando y evaluando los resultados de la gestión financiera de una entidad.

El contralor se encarga de presentar un informe sobre los balances, pudiendo realizar sugerencias para optimizar la administración. En varios países, en tanto, existe la Contraloría General de la República para fiscalizar el cumplimiento de los procesos vinculados al presupuesto y a la administración del Estado.

5.    Mencione las principales funciones del contralor.

o    Establecer, actualizar y asegurar el estricto cumplimiento de las políticas contables, financieras y de control.

o   Coordinar y controlar todo lo referente al presupuesto anual de operación.

o   Proponer, alinear y dirigir el desarrollo de la estrategia Financiera.

o   Analizar los resultados financieros y apoyar en la definición y monitoreo de indicadores de gestión.

o   Mediante mecanismo de control, asegurar que los costos y gastos sean estrictamente los necesarios para la generación de utilidades 

Mapa de Llave 

Video 

Entrevista a un Contralor

 

 Resumen General 

El departamento de Contraloría en una empresa tanto publica como privada es el máximo órgano ejecutivo dentro de la organización y es la que se encarga de llevar a cabo  e implementar el buen funcionamiento de la misma llevando el control de todos los estados financieros como las planillas, las cuentas por pagar, cuentas por cobrar, y demás informes.

El contralor es la persona encargada de administrar todos los departamentos, de examinar, analizar, corregir todos los estados financieros y a la vez hacer lograr todos los objetivos, metas  de la organización. 

 Se dice que el contralor para poder realizar un trabajo veraz y satisfactorio debe estar capacitado para contraer tanta responsabilidad y además debe tener habilidades, estar motivado personal y profesionalmente para así llevar la empresa a sus máximo nivel. 

El control interno es el proceso mas importante dentro de la organización ya que si se maneja de la forma correcta logramos cumplir con los objetivos específicos y lograr el buen funcionamiento.

En este mes la materia de contraloría fue de mucho aprendizaje ya que me enseño todo el cargo que tiene un contralor y cada responsabilidad para llevar adelante una empresa.