FUNCIONES O TAREAS QUE DEBE REALIZAR EL CONTRALOR

 

                                                                                    

UNIVERSIDAD DE PANAMÁ

CENTRO REGIONAL UNIVERSITARIO PANAMÁ ESTE

Facultad de Administración de Empresa y Contabilidad

Grupo Contabilidad

Asignatura:

Contraloría

Preparado por:

Neribeth Barría 8-885-1174

Profesor:

Luis Aguilar

Fecha de Entrega:

27/9/2020

II Semestre

El presente trabajo se realiza con la finalidad de sintetizar de manera sencilla las funciones y actividades que debe llevar a cabo el Contralor de una empresa, de acuerdo al orden secuencial que su servicio sigue desde el momento en que éste ingresa a una organización, pasando por el ámbito laboral específico en el que se va a desenvolver y hasta los resultados obtenidos por el desarrollo de su labor y el análisis de la proyección a futuro que refleje la entidad.

 

¿Qué es la contraloría?

La Contraloría General de la República (CGR) es el máximo órgano de control fiscal del Estado. Como tal, tiene la misión de procurar el buen uso de los recursos y bienes públicos y contribuir a la modernización del Estado, mediante acciones de mejoramiento continuo en las distintas entidades públicas.

 

¿Qué es un contralor?

El contralor es el máximo funcionario contable dentro de la organización. El departamento de contraloría da a los administradores servicios especializados, inclusive asesoría y ayuda en el análisis de presupuestos, análisis de variaciones, fijación de precios, y toma de decisiones especiales. Es frecuente que el contralor también prepare los estados financieros para los usuarios externos.

El control que ejercen los contralores se basa en el sentido indirecto de la palabra “Control de tomar decisiones y controlar las acciones que permitan obtener utilidades.

 

 El perfil del contralor en una empresa

·                  Las tareas del contralor.

Desarrolla tareas dirigidas a la gestión de la empresa, como proponer mecanismos de control para su mejora, optimización de los procesos internos, supervisar la implementación y evaluación de protocolos y políticas internas e incluso facilitar a la Dirección el trabajo de estrategia corporativa.

• Cambio en el perfil.

El perfil de contralor dentro de las organizaciones ha sufrido una evolución en los últimos años, pasando de elaborar indicadores de gestión a llevar a cabo tareas con un alto valor añadido, convirtiéndose en un consejero estratégico para Dirección o el Consejo de Administración.

• Formación.

El requerimiento habitual suele ser titulación universitaria superior financiera y/o de gestión, Ciencias Económicas o Empresariales. Además, es deseable que posea un Máster en Business Administration (MBA) o en Dirección Financiera.

• Experiencia requerida.

Se suele pedir que la persona cuente con una experiencia previa de unos 5 años en algún departamento de control de gestión o de auditoría interna (si se pretende un perfil sénior).

• Carrera profesional.

El perfil de contralor tiende a evolucionar a posiciones de responsabilidad en departamentos administrativo-financieros, siendo la Dirección Financiera el desarrollo natural en su carrera profesional.

• Competencias.

A partir de la formación y experiencia exigida para este perfil, existen una serie de competencias técnicas que se supone deberá desempeñar con éxito: análisis y control de costos, contabilidad analítica, derecho fiscal, etc.

En cuanto a las competencias transversales clave y estratégicas de su perfil, debería demostrar un alto nivel de desempeño en, al menos, las siguientes:

• Análisis y toma de decisiones (crucial para analizar datos y actuar en consecuencia).
• Comunicación y negociación (entra en juego a la hora de conseguir mejores condiciones financieras para la empresa a nivel estratégico).
• Liderazgo y desarrollo de personas (sólo en el caso de que dirija un equipo).
• Optimización de recursos (a un nivel estratégico, que implica toda la compañía).
• Orientación a resultados (siendo pieza clave para la organización).
• Trabajo en equipo (muy importante para coordinarse de forma transversal con las diferentes áreas de la empresa).
• Visión estratégica (para asesorar a Dirección y proponer nuevas vías de futuro).

 

 

Tipos de Contralor

Existen diferentes tipos de Contralor: de Línea o Administrativo, el Controlador Asesor o Staff y Contralor Auxiliar o un Asistente al Contralor. De aquí parten las dos teorías que se tienen sobre las funciones del contralor.

• Contralor de Línea o Administrativo: Sostienen que este es un ejecutivo de línea al que solo se le confieren tareas que caen dentro del campo de las operaciones básicas de la empresa y como se reconoce que su labor es de tipo administrativo, también se le autoriza para participar en otras funciones como las ventas y producción, pero únicamente en lo que se refiere a la operación desde el ángulo administrativo. Considera a este tipo de contralor como el administrativo y lo responsabiliza de las decisiones que se tomen en el campo contable, además de que decide diariamente sobre las operaciones que deben efectuarse.

 

 

• Contralor-Asesor o Staff: Esta teoría reconoce al contralor como un ejecutivo de staff es decir que realiza labores de asesoría técnica o consultoría desatendiéndose de la operación diaria de la empresa. El contralor Asesor trabaja con planes a largo plazo, recomendando políticas generales y específicas, debido a que posee autoridad funcional sobre el resto de la organización, le ayuda a colectar e interpretar datos que le servirán para asistir a otros ejecutivos en la determinación de políticas sanas y de su adecuada ejecución.

 

Las diferencias que existen entre los contralores antes mencionados pueden encontrarse en el estudio de sus relaciones con los demás miembros de la organización y no en las funciones que realizan, pues estas casi no varían de un contralor a otro, aunque en algunas de ellas intervienen profundizando más como sucede en las funciones de planeación y control.

Puede afirmarse que el Contralor Asesor, por trabajar con la vista hacia el futuro y por no tener que decidir sobre las operaciones diarias, dedica un mayor tiempo al estudio de planes y a la asistencia de ejecutivos en el desarrollo y ejecución de las políticas aprobadas por la dirección; en cambio, el Contralor Administrativo apenas tendrá tiempo para formular el presupuesto por tener que atender y decidir sobre una gran diversidad de operaciones en marcha dentro del negocio.

Contralor auxiliar

El contralor auxiliar tiene a su cargo ayudar al contralor en áreas que requieren cierta especialización. Las habilidades del contralor auxiliar deben complementar las del contralor, por ejemplo, ser el soporte de los aspectos contables, fiscales, costos, estadísticas, presupuestos, o en cualquier otra área que requiera experiencia especial.

Muchas empresas tienen mas de un ayudante o asistente de contralor. Una empresa con dos asistentes puede encargar a uno las cuentas generales y los procedimientos presupuestarios y al otro la contabilidad de costos.

 

La diferencia entre el contralor administrativo y el contralor asesor se acentúa más si se estudian las relaciones de autoridad que mantiene con los demás miembros de la empresa.

 

El contralor administrativo es un ejecutivo de línea y, como tal tiene poder de mando, de manera que las decisiones que toma son de cumplimiento obligatorio para sus subordinados, por lo que la responsabilidad de dichas decisiones recae directamente sobre él.

El contralor asesor es un ejecutivo cuyas funciones esenciales son de consulta y asesoramiento y cuya autoridad es válida únicamente con el visto bueno de su superior de línea, quien tiene la responsabilidad de las decisiones y emite las instrucciones a la escala jerárquica que depende de él.

Área de trabajo de un contralor

Funciones y actividades

 

 Perfil académico y laboral del contralor

El Perfil académico que es requerido para llevar a cabo las funciones de Contraloría dentro de una empresa, es comúnmente, aquel que tienen aquellos profesionistas que están titulados bajo las siguientes licenciaturas:

•Administración.
• Contaduría.

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El Perfil laboral comúnmente requerido para un Contralor, tiene que ver (además de contar con el perfil académico ya mencionado) con la experiencia y el enfoque en las funciones contables, financieras, legales y administrativas, cuya implementación y aplicación deberá fundamentarlas y documentarlas con la normatividad y/o legislación que a cada función le aplique. La actitud del Contralor tiene que ser tendiente en todo momento a la aplicación ordenada del Proceso Administrativo para el logro de objetivos, para lo cual requerirá de injerencia e involucramiento constante en todos los procesos de las diferentes áreas y departamentos con que cuente la organización.

Cabe mencionar que el liderazgo y la empatía jugarán un importante papel en el desempeño de sus funciones.

 Objetivos específicos de la contraloría en cada empresa

En cada organización, y dependiendo del giro y ámbito en el que se desarrollen sus operaciones, se van a establecer sus objetivos generales. Partiendo de lo anterior, se tendrán que establecer los objetivos específicos en cada área, y para tal efecto será conveniente considerar los siguientes aspectos básicos: Efectividad y eficiencia de las operaciones.

 

 

 Ubicación del contralor en el organigrama de la empresa

De acuerdo a las funciones y las actividades del Contralor, y a su relación e injerencia en las demás áreas de una organización, un servidor considera que la ubicación del puesto en comento, debe ser la siguiente:

Alcance, relación e injerencia en las demás áreas de la empresa

Para poder delimitar el campo de acción específico de una empresa en donde se llevarán a cabo las funciones del Contralor, es indispensable determinar (preferentemente por escrito mediante un memorando interno, por ejemplo) el alcance que tendrán los trabajos, las condiciones y los medios para la aplicación de los sistemas y procedimientos con motivo de las actividades de la Contraloría.

Los departamentos con los que comúnmente trabaja el Contralor, y en los cuales deberá tener el debido Alcance, relación e injerencia para el logro de sus objetivos, son los siguientes:

•Consejo Administrativo.
• Dirección General.
• Administración.
• Contabilidad.

• Ventas.
• Almacén.
• Recursos Humanos.
• Auditoria Externa (En su caso).
• Servicios Profesionales Legales, Fiscales, de Seguridad Social, etc. (En su caso).
• Producción (En su caso).
• Mantenimiento (En su caso).
• Servicios Generales (En su caso).

 Funciones y actividades generales del contralor

Con la finalidad de definir en el orden de trabajo, las funciones y actividades propias del Contralor, a continuación, se detalla una breve explicación del proceso de la Contraloría en una empresa:

•       De Inducción y ubicación de las áreas con problema y de mejora.

En una primera instancia, y pensando en que aquí comienza la labor del Contralor, es muy importante la inducción mediante el conocimiento de la historia de la empresa, los procesos actuales, las políticas vigentes, las técnicas, los métodos y los sistemas utilizados en todas y cada una de las áreas de la empresa y los objetivos específicos que se persiguen; Asimismo y con igual importancia, es indispensable conocer a todas las personas encargadas de cada una de las funciones y actividades en la organización. Para una mejor coordinación del trabajo, será necesario que todo lo anterior sea entregado al Contralor por escrito para su posterior consulta.

Una vez teniendo la información referente a los diferentes movimientos y operaciones de la empresa, así como de quienes los llevan a cabo, se tendrá que trabajar en el análisis de la situación financiera de la empresa y los resultados recientes de su operación, en colaboración con el departamento contable. Lo anterior con la finalidad de detectar de manera general las probables inconsistencias, áreas de problema y oportunidad en las que se tengan que establecer controles para su mejora y/o corrección, definiendo prioridades y la mecánica de trabajo para la elaboración de propuestas, su análisis y la aprobación de éstas para su aplicación.

      b. De Salvaguarda y Legalidad.

Durante el proceso de elaboración de propuestas para el establecimiento de procedimientos, reglas, políticas, etc., será de vital importancia considerar en todo momento la salvaguarda de todos los recursos con que cuenta la empresa, mediante la valoración en cuanto a la adquisición de seguros, por ejemplo, ó mediante la asignación de responsables internos y externos de la custodia de los bienes, así como del buen uso y aprovechamiento de dichos recursos, la confidencialidad de la información importante de la empresa, y todos aquellos aspectos que por su delicadeza requieran una especial atención.

Para lo anterior, y en general para la aplicación de todos los movimientos que de las actividades de la Contraloría resulten, se tendrá que fundamentar de manera razonable el criterio utilizado para establecer los controles necesarios en la empresa, considerando siempre el plasmar los motivos, los procedimientos y los beneficios de lo que se pretende lograr. Además de lo anterior, deberá estar debidamente documentado en un marco de legalidad que permita dar seguridad a los directivos, socios o accionistas principalmente, de saber que se esta actuando dentro de los estatutos de la normatividad y la legislación aplicable vigente.

•       De Operación.

Los propios procedimientos y técnicas aplicadas por el Contralor para desarrollar su trabajo, serán sus funciones de operación. Para tal efecto, el desempeño del Contralor deberá basarse principal y estrictamente en Códigos de Ética, ya que el perfil de su puesto exige de primera mano el dirigirse con imparcialidad, respeto y apego a la razón en cada una de sus actividades, toda vez que los reglamentos, las políticas y los procedimientos que se establezcan, dependerán en gran medida del área de Contraloría y en específico de su encargado. Las funciones de operación del Contralor exigen además un orden y una organización en todos los sentidos, además de una adecuada secuencia y seguimiento para el logro de los objetivos planteados, que se darán de acuerdo a las prioridades mas urgentes y/o indispensables para la empresa.

Para una adecuada operación en sus funciones, el Contralor deberá también estar constantemente actualizado (a diario) y capacitado (eventualmente) en materia contable, fiscal y financiera. Lo anterior le permitirá visualizar de manera mas objetiva probables dificultades y/o oportunidades para crear estrategias, elaborar presupuestos con varios escenarios y con ello coadyuvar a una mejor toma de decisiones por parte de la alta dirección.

En las operaciones relativas al giro de la empresa, la función del Contralor en una primera instancia, debe estar encaminada hacia lograr la efectividad y productividad en dichas operaciones, así como de que éstas se lleven a cabo de la manera mas eficiente y oportuna; en conclusión lo que se buscará será realizar (de acuerdo a los procedimientos establecidos para tal efecto) las operaciones (que pueden ser también funciones y actividades) para lograr un producto y/o servicio de calidad, mediante la optimización de los tiempos y el correcto aprovechamiento de los recursos destinados para tal fin.

 

•       De Información.

En lo que se refiere a la información, se plantea lo referente a la que el propio Contralor genera y debe utilizar, así como aquella que en general es desarrollada en toda la organización.

La información generada y utilizada por el Contralor, por lo general será estrictamente confidencial, ya que tiene que ver en la mayoría de las veces con datos internos que servirán de base para la elaboración de reportes, de presupuestos, de estrategias y de proyectos que se elaborarán con la finalidad de colaborar en una mejor toma de decisiones para las situaciones y momentos mas importantes de una empresa. Por lo tanto, el responsable de la Contraloría, deberá guardar con ética, el conocimiento que tiene de toda la información de la entidad para la cual labora.

Por otra parte, la información desarrollada y generada en toda la organización, deberá estar al alcance del Contralor, en la medida en que se haya determinado dicho alcance por parte de los altos directivos de la organización. Por lo anterior, y en general por el uso de información interna por parte de todos los integrantes de la empresa, es recomendable celebrar con cada empleado convenios de confidencialidad, y con ello procurar el buen uso de la información.

Es muy importante que se considere que para una mejor interpretación de la información, ésta deberá ser clara y contar con el mayor detalle posible, sobre todo en las cuestiones contables y financieras, ya que lo anterior permitirá identificar de manera mas rápida y eficiente aquellos conceptos específicos en donde se este mermando la productividad de la empresa, así como detectar las probables áreas de oportunidad y mejora, para incrementar la rentabilidad de la organización.

Existen sistemas integrales que permiten llevar a detalle el registro de toda la información generada por una organización, y en la actualidad es una ventaja competitiva el contar con sistemas unificados en los que el cruce de información sea más práctico y eficiente por su automatización, ya que el contar con varios sistemas en los que se tenga que migrar ó dar interfaz a los datos, afectará los tiempos y la seguridad en el manejo de la información. Por lo tanto, en caso de no contar con un sistema integral confiable y reconocido, será conveniente valorar la implementación planeada de uno.

Por último en este punto, es importante tomar en cuenta que independientemente del tamaño de la organización, el área de informática jugará un papel muy importante para lograr la correcta implementación, manejo y aprovechamiento de los sistemas utilizados para la generación y uso de la información en general de la empresa, por lo que se debe de considerar el hecho de tener en dicha área a personal profesional discreto y actualizado en la materia.

•       De Implementación.

Tal como ya se ha mencionado anteriormente, la implementación de las técnicas, procedimientos, normas y políticas para llevar a cabo las operaciones y funciones por parte de todos los integrantes en los procesos de trabajo de una organización, dependerá de varias situaciones. Entre las más importantes, se encuentra el giro de la empresa, el alcance del Contralor y los objetivos específicos que se pretenden lograr.

De ahí, que una vez analizadas las diferentes áreas de la empresa, así como sus procesos y la efectividad obtenida mediante los procedimientos y lineamientos actuales, será necesario identificar aquellos puntos donde el trabajo del Contralor se enfocará para la detección y corrección de malos usos y manejos, para la mejora y/o renovación de procedimientos y reglas que permitan aprovechar eficientemente los recursos y obtener los mejores resultados.

 En el trabajo del Contralor se debe considerar para poder llevar a cabo lo anterior, todos los aspectos internos y externos que afecten el concepto analizado para estar en posición de tomar en cuenta todos los beneficios y consecuencias de lo que se pretende implementar.

Es recomendable que cualquier implementación que se haga, sea establecida por escrito e informada a todos los involucrados, y cuente con una clara fundamentación documentada que permita el entendimiento de los motivos por los cuales se esta llevando a cabo, además de que deberá especificarse claramente los procedimientos a seguir y las reglas y políticas aplicables, los beneficios y el objetivo de dicha implementación. Como lo anterior tiene que estar previamente analizado y acordado por parte de los directivos que aplican la toma de decisiones, es necesario que la autorización de la implementación de un procedimiento y/o política, se haga por escrito mediante firma autógrafa de los responsables, y se acuse de recibo por parte de todos los involucrados informados.

•       De Evaluación.

Una de las partes integrantes del trabajo del Contralor, es la que permitirá conocer los resultados de los procedimientos, procesos, políticas y reglas establecidas. Por sentido común podemos conocer fácilmente si los objetivos se cumplieron ó no, pero es indispensable poder identificar no solo si se logro una meta, sino tener claro en que medida ó proporción se alcanzó lo que se pretendía, así como los factores que intervinieron para haber llegado a los resultados obtenidos. Por lo tanto, será necesario que se cuente con técnicas de evaluación que en pocas palabras, nos digan el porque de dichos resultados, y nos den pauta para corregir las posibles deficiencias ó para mejorar aún más lo ya implementado.

•        De Proyectos

Por último, y una vez evaluados los resultados obtenidos en el proceso de trabajo del Contralor, ya sea en la revisión de un solo objetivo ó de varios en conjunto, se podrá estar en posición de determinar los proyectos a futuro para el sostenimiento de la empresa en el mercado, proyectando los distintos escenarios en los que puede encajar la organización y definiendo de acuerdo a las estimaciones económicas y financieras el mejor de los destinos. Para tal efecto, el Contralor se tendrá que apoyar de un adecuado análisis financiero que permita a los altos directivos y a los miembros del consejo de administración tomar la mejor decisión, para permanecer de manera sólida en el mercado y buscar siempre ser una organización líder en su rama.

Los proyectos constituyen siempre, el deseo de mejorar y en algunos de los casos, también el propósito de expandirse y crecer, ya sea en el aspecto de ventas por apertura de más sucursales ó establecimientos, ó en la variedad de productos y servicios ofrecidos a los clientes.

La controlaría basada en el sentido humano

Con regularidad podemos ver que en algunas organizaciones el enfoque que se le da a la Controlaría tiene que ver con el cambio de esquemas y sistemas de trabajo tradicionales mediante la implementación de controles que en muchos de los casos, quienes tienen que llevarlos a cabo no están dispuestos a realizarlos porque les representa eso: Un Cambio. Y en este sentido, los directivos con tal de lograr los objetivos que son exigidos por parte de los dueños de las empresas, los socios y los accionistas, realizan “lo que sea necesario” para obtenerlos, incluyendo malos tratos, sobreexplotación, injustas remuneraciones e incluso el despido.

Cuestionario

¿Qué es un contralor?

Es el máximo funcionario contable dentro de la organización. El departamento de controlaría da a los administradores servicios especializados, inclusive asesoría y ayuda en el análisis de presupuestos, análisis de variaciones, fijación de precios, y toma de decisiones especiales.

¿Tipos de Contralor?

Existen diferentes tipos de Contralor: de Línea o Administrativo, el Controlador Asesor o Staff y Contralor Auxiliar o un Asistente al Contralor. De aquí parten las dos teorías que se tienen sobre las funciones del contralor.

¿Es Importante el perfil académico y laboral del contralor?

Si, ya que es requerido para llevar a cabo las funciones de Controlaría dentro de una empresa, es comúnmente, aquel que tienen aquellos profesionistas que están titulados bajo las siguientes licenciaturas:

•Administración.
• Contaduría.

¿Cuáles departamentos comúnmente trabaja el Contralor?

•Consejo Administrativo.
• Dirección General.
• Administración.
• Contabilidad.
• Ventas.
• Almacén.
• Recursos Humanos.
• Auditoria Externa (En su caso).
• Servicios Profesionales Legales, Fiscales, de Seguridad Social, etc. (En su caso).
• Producción (En su caso).
• Mantenimiento (En su caso).
• Servicios Generales (En su caso).

 

 

Glosario         

                                                                    

 Personal empleado: Es el total de personas asalariadas y no asalariadas, según planilla de pago

 Remuneraciones: Es el total de los pagos, ya sea en efectivo o en especie,

 Ingresos totales: Corresponde al valor de los ingresos obtenidos en el desarrollo de las actividades.

 Nombre del local: Corresponde al nombre comercial con el que se conoce a la empresa o parte de ella, el cual aparece, por lo general, escrito en un rótulo o anuncio visible, colocado dentro o fuera del lugar.

 Razón social o nombre del propietario: Corresponde al nombre legal de la firma propietaria de la empresa, de acuerdo a lo registrado en los estatutos o pacto social.

 Categoría del local: Se refiere a la relación de dependencia del local.

Contralor de Línea o Administrativo: Sostienen que este es un ejecutivo de línea al que solo se le confieren tareas que caen dentro del campo de las operaciones básicas de la empresa y como se reconoce que su labor es de tipo administrativo, también se le autoriza para participar en otras funciones como las ventas y producción, pero únicamente en lo que se refiere a la operación desde el ángulo administrativo.

Contralor-Asesor o Staff: Esta teoría reconoce al contralor como un ejecutivo de staff es decir que realiza labores de asesoría técnica o consultoría desatendiéndose de la operación diaria de la empresa.

Contralor auxiliar : El contralor auxiliar tiene a su cargo ayudar al contralor en áreas que requieren cierta especialización. 

Mapa mental 

Conclusión

Como se puede observar en el desarrollo de este trabajo, el desempeño de un Contralor dentro de una organización es de gran importancia, y el buen funcionamiento de la empresa va a depender en mucho de las implementaciones que se realicen por motivo del trabajo del Contralor, mismas que a su vez dependerán del alcance que el encargado de la Contraloría tenga, así como de los objetivos específicos para cada área o situación que se presente dentro de la entidad, los cuales deberán en todo momento establecerse con la finalidad de mejorar y hacer más eficiente y rentable la operación de la organización, y con ello cumplir las expectativas de los socios y accionistas, al tiempo que se provee de un digno trabajo a todos los que en la empresa laboran y se otorgan productos y servicios de calidad que permitan no solo la permanencia de la empresa dentro del mercado, sino el reconocimiento como una organización de principios y valores líder en su rama.