La Planeación Estratégica Enfocada en Contraloría.

                                                                           

 

Contralor 

Es el encargado de la dirección de finanzas. Los administradores se enfrentan a retos de la empresa, los cuáles son resueltos de acuerdo a las estrategias de la organización, para que se asignen recursos humanos y financieros para alcanzar sus estrategias y poder coordinar el trabajo.

Planeación estratégica

La planificación estratégica o planeación estratégica de la empresa es un proceso que te permite definir la Visión de tu empresa (futuro), y en base a ella, poder desarrollar procedimientos y acciones para alcanzarla efectivamente.

Siendo flexible y adaptable, en la puesta en marcha, todo lo que se hace hoy, impactará en los resultados futuros, cerrando el gap (o brecha) estratégico.

Es un ejercicio de formulación y establecimiento de objetivos de carácter prioritario, cuya característica principal es el mapeo de la ruta de acción (estrategia) para alcanzar dichos objetivos.

Importancia

Sin planes, los administradores no pueden saber cómo organizar a la gente y los recursos; puede que no tengan ni siquiera la idea clara de qué es lo que necesitan organizar. Sin un plan, no pueden dirigir con confianza o esperar que otros los sigan. Y sin un plan, los administradores y sus seguidores tienen muy pocas probabilidades de lograr sus metas o de saber cuándo y dónde se están desviando de su camino. El control se convierte en un ejercicio útil. Con frecuencia, los planes erróneos afectan la salud de toda la organización. Esta es la razón por la que la prensa comercial (The Wall Street Journal, Fortune, y otros) dedican tanta atención a las estrategias organizativas, a los planes que los principales administradores elaboran para satisfacer las metas generales de una organización. Sus lectores son accionistas que utilizan esta información para juzgar el desempeño actual de la organización y sus posibilidades de éxito futuro.

Los propósitos de la planeación estratégica

Antes de introducir un sistema de planeación en una organización tanto los altos directivos como los demás directores deberían entender claramente lo que es y lo que no es la planeación estratégica. Además, deberían conocer los beneficios que les puede aportar la planeación estratégica a ellos y a su empresa, y deben decidir en forma precisa lo que exigen de la misma. Sólo así la dirección está preparada para diseñar el proceso.

Un sistema de planeación puede intentar lograr varios de estos propósitos. Una compañía en un momento dado, puede necesitar lograr ciertas metas más que otras; por ejemplo, una empresa importante con una producción diversificada posiblemente considera la coordinación de planes entre las divisiones particularmente urgentes. Para otra compañía, cuyos negocios no han sido buenos, puede que sea una meta urgente.

La planeación estratégica presenta las siguientes características dentro de una organización:

• Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.
• Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina.
• Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.
• Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas.
• Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea.
• Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo.
• Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.
• Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.
• Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
• Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
• Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales operará la empresa.
• Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
• Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.

Procesos de la Planeación Estratégica   

Henry Mintzberg, Joseph B. Lampel, James Brian Quinn y Sumantra Ghosal presenta las siguientes etapas dentro del proceso de planeación estratégica:

1. Propósitos: proporcionan las pautas para el diseño de un plan estratégico, se expresan genéricamente y su determinación es una función reservada a los altos ejecutivos de la empresa.
2. Premisas: Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse el plan. Por su naturaleza pueden ser internas y externas.
3. Objetivos: Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.  Una vez que se han establecido los propósitos e investigado las premisas que pueden afectar su realización, se determinan los objetivos, que indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado. Por ejemplo: "Lograr una utilidad neta de 150 millones de balboas durante los dos próximos años".
4. Estrategias: Las estrategias son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas. Se establecen en el nivel estratégico, muestran la dirección o camino que debe seguirse, sin indicar detalladamente cómo emplear los recursos.
5. Políticas: Las políticas son guías para orientar la acción; son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún problema que se repite una y otra vez dentro de una organización. 
6. Programas: Son un esquema en donde se establece la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.  Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en sí mismo, o bien, puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa más general.
7. Procedimientos: Los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.
8. Presupuestos: Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a través de ellos se proyectan en forma cuantificada, los elementos que necesita la empresa para cumplir con sus objetivos.

Control estratégico

El control estratégico supone la adaptación del sistema de control a los requerimientos de la Dirección Estratégica. Para Schendel y Hofer, el control estratégico se centra en dos puntos: si la estrategia se está implementando como se planificó, y si los resultados producidos por la estrategia son los esperados. Los criterios básicos para responder a estas cuestiones se derivan entonces de la estrategia y los planes de acción desarrollados para implementar la estrategia, y del performance que de la estrategia se espera lograr. Si existen desviaciones, entonces se produce un proceso de feedback que origina el reciclaje del proceso de management. Esta concepción del control estratégico supone un cambio, en relación con el concepto clásico de control de gestión, introducir a la estrategia como un elemento básico que debe ser objeto también de análisis por parte del órgano de control.

Planeación Estratégica en Finanzas

El objetivo de la función financiera es la liquidez y la productividad, que en otras palabras significa elevar al máximo el valor actual de la riqueza, procurando que se disponga de efectivo suficiente para pagar las cuentas a su tiempo y, así, ayudar a la distribución más provechosa de los recursos que se encuentran dentro de la empresa.

El desempeño de la función financiera no es otro más que el de buscar la mejor forma de obtener utilidades. Y es por ello que cualquier planeación depende en mucho de la participación individual de quienes la realizan. Las ideas y actividades

del planeador financiero ayudan a consolidar y modificar la estructura inicial del proceso administrativo, para hacer frente a situaciones diferentes o cambiantes que él puede percibir más rápidamente y fácil que un grupo.

Diseñar y Evaluar lineamientos estratégicos relacionados con la gestión financiera, siguiendo las pautas establecidas en el plan corporativo.

A continuación, definiremos cinco etapas que se pueden llevar a cabo para diseñar y evaluar un plan estratégico:

Etapa 1: Estrategia básica.

• Se identifican los objetivos. 
• Se definen las estrategias.
• Se fijan las tácticas y acciones para lograr los objetivos. 
• Por último, se realiza un control para revisar que todo esté en orden.

Etapa 2: Estrategia específica.

Este punto es la mejora del anterior, se debe profundizar en cada una de las partes anteriormente citadas. Por tanto, debes especificar:

• Misión, visión y valores de la empresa.
• Análisis DAFO,  PEST y Porter, son algunos de los más comunes.
• Análisis de la competencia.
• Desarrollar el plan de acción, en base a los objetivos y estrategias, en un periodo de tiempo limitado.
• Definir los KPIs.
• Establecer el presupuesto.

Etapa 3: Estrategia de alineación.

En esta etapa se trata de que todas las decisiones estratégicas estén alineadas con los objetivos, los valores de la organización y los recursos disponibles. ¿Cómo avanzar dentro de esta etapa?

• Establece un plan en el que estén alineados tus recursos con las acciones planteadas.
• Identifica aquello que no está funcionando correctamente y de ser necesario, realiza los cambios oportunos. ¿Por qué no se están cumpliendo los objetivos? ¿Se están alcanzando las metas?
• Si han de realizarse cambios, inclúyelos en el documento de planificación estratégica.
• Comunica esta estrategia a todas las personas implicadas para que estén al tanto de los nuevos cambios y objetivos fijados.

Etapa 4: Estrategia de los escenarios.

En esta etapa se plantean todos los posibles escenarios: el peor, el mejor y el razonable, teniendo en cuenta también, los factores externos que puedan afectar. Y en función de estos, se relacionan con el presupuesto operativo. 

¿Cómo respondería la organización en cada uno de estos supuestos? Es importante definirlo e integrarlo en el proceso de planificación estratégica. 

Etapa 5: Controlar, probar, rectificar y adaptar la estrategia.

En esta etapa se debe revisar si la estrategia definida está funcionando correctamente a través de reuniones con los diferentes departamentos donde se realice un análisis que permita comprobar si se está realizando lo planificado. De modo que, se debe poner en marcha un plan para resolver los problemas que vayan surgiendo. 

En otras ocasiones surgirán cambios en los que se requerirá adaptar la estrategia, ya sea porque ha variado el mercado, el entorno competitivo o la legislación, entre otros. En estos casos, se deben barajar otras oportunidades y preguntarse si realmente estás trabajando con la estrategia más adecuada.

Ejemplo de Empresas que utilizan Planeación Estratégica 

 

 

Preguntas Importantes:

1. ¿Quién es el responsable de elaborar el plan Estratégico de una empresa?

Director principal, gerente general, etc. Junto con los mandos medios si existiesen (supervisores, gerentes operativos, y/o el personal clave que pueda tener responsabilidad sobre los objetivos y estrategias definidos.

2. ¿Quién o quiénes son los responsables de velar por el fiel cumplimiento del plan Estratégico de una empresa pyme?

Aquellos líderes operativos que tengan bajo su encargo la ejecución de acciones fundamentales.

El colaborador externo (consultor empresarial), ayuda al equipo responsable, orienta y vela por el fiel cumplimiento de ellos seguimientos, forma y educa para el mejor desempeño del equipo involucrado. Es uno más del equipo, pero sin contaminarse del día a día.

Si tu empresa está organizada en Unidades Estratégicas de Negocio, la planificación estratégica exige de ellas una alineación que ejerza las condiciones para que cada una de las UEN cumpla con los objetivos y promuevan la estrategia corporativa. 

3. ¿Cuándo se debe elaborar el Plan Estratégico?

Lo ideal es hacerlo el último trimestre de cada año.

4. ¿Cómo te ayuda la Planificación Estratégica a gestionar con eficiencia tu Empresa?

Te ayuda básicamente porque a través del Plan estratégico de la empresa organiza los Objetivos, Estrategias, Metas e Indicadores (KPi) de evaluación.

5. ¿Qué logras con esto la planeación estratégica?

• Priorizar el uso de los recursos que SIEMPRE SON ESCASOS
• Controlar y evaluar más fácilmente, lo que genera una mejor relación con tu capital humano.
• Involucrar a las personas en la toma de decisión, por ende, se incrementa el sentido de pertenencia organizacional.
• Definir una organización horizontal con líderes responsables para la consecución de las metas propuestas.
• Rentabilizar el presupuesto y el dinero que normalmente no es mucho. 

Glosario De Términos Utilizados

Misión. Es el propósito o la razón de la existencia de una organización o institución, describe lo que en el presente hace esta.

Diagnóstico. Etapa inicial del proceso de planeación que consiste en un análisis crítico de la entidad o dependencia y de su entorno a partir de la recolección, clasificación y análisis de los elementos que los conforman, con el objetivo de identificar sus logros, necesidades y problemas. Para el entorno, estos suelen interpretarse como amenazas u oportunidades, y para la entidad o dependencia como fortalezas o debilidades.

Evaluación y control. Es el proceso de verificación y monitoreo de resultados de un plan o sus programas constitutivos, el cual permite comparar el desempeño real contra el deseado. La información generada por este proceso permite tomar acciones correctivas y solucionar problemas.

Línea de acción. Directriz o criterio de orientación que reviste la mayor importancia relativa, al señalar las acciones esenciales a efectuar para alcanzar metas y objetivos específicos. En la vertiente obligatoria, la línea prioritaria de acción direcciona las acciones fundamentales de los proyectos.

Meta. Expresión cuantitativa de un objetivo, enuncia la magnitud o grado de realización de un objetivo en un tiempo determinado.